如今，在现代化工作模式下，企业想要以数据驱动业务流程实现企业数字化这个目标时，一定要先打造最扎实基础的业务环节——数据收集。比如说市场部在推广产品时会收集客户使用反馈，人力资源部会收集企业员工的工作感受反馈，这些反馈都会为了之后的工作计划做出贡献。

那企业员工都是如何去收集这些数据信息的呢？通常情况下，往往都会选择调查表格或者调查表单工具来协助完成数据的收集。如果你是 Microsoft 365 用户的话，Forms 表单一定是你在收集数据时最便捷的工具。

那你是否在使用 Forms 表单的过程中，真正地发挥了表单工具的最大优势吗？如果以下 Forms 十大功能你都在日常工作中使用到了，那你一定是 Forms 高手！

使用高质量模板快速创建表单

作为人力资源部成员，你今天的工作任务是制作一份员工满意度调查，如果你之前并没有制作过此类表单，那你一定会发现从头开始创建一份新的表单是如此的困难。

如果你真的有创作焦虑的话，不要再盯着新建表单思考第一个问题要设置什么了，快打开你的 Forms 表单门户页面，你可以在页面中轻松找到种类多样的高质量模板。

表单模板一共分为四个方向：

• 调查组织更好的活动
• 开展深入的用户研究调查
• 了解员工的幸福感和一般反馈
• 数字化日常业务流程

这样你就可以通过已经创建好的调查模板，轻松制作一份你所需要的调查表单了。

快速利用已有文件生成表单

其实，在表单工具还未广泛应用到企业数据收集环节之前，大多数企业采用的是先在 Word 中编辑题目然后将题目打印出来的方式生成表单。那么，当你可以借助 Forms 应用来创建表单收集反馈时，之前 Word 文档中的题目就需要手动誊抄到 Forms 表单当中了。

但是现在，Forms 表单可以直接将 Word 文件格式的调查表单转换为 Forms 表单，而且导入之后你仍然可以进行题目的二次编辑。

除此之外，PDF 格式的表单也是可以直接导入的。快将你存放很久的 Word 表单或者 PDF 表单转换为 Forms 表单吧！

添加分支创建自适应表单

当你创建好员工满意度调查表单后，也需要思考另一个问题“是否根据工作角色制定题目逻辑”，因为并不是所有成员都需要回答所有的题目，比如你的调查包含“个人贡献者”、“团队领导”、“经理”和“高管”这四种角色选择，各个工作角色之间所回答的问题可能各不相同。比如说如果选择“个人贡献者”的话，会更倾向于填写管理层满意度以及薪资和公司环境类型的调查题目。所以针对不同角色的员工，会有相对应的表单题目。

而且你不需要删除题目或者额外创建调查，你只需要在 Forms 表单中构建一些分支逻辑。使用 Forms 的分支逻辑添加到调查问卷中，以便根据对特定问题的回答进行设置，也就是说，根据调查填写者选择的“你的工作角色是什么”的答案选项，来控制每种角色所对应的调查问题。

通过 Forms 的分支逻辑，即使所有问题都集中在一个调查表单中，也可以使用分支将个别题目串联在一起。

借助分区增强表单结构力

你之前是否填写过调查表单？通常情况下，不管题目的数量多少，所有问题都会出现在一张页面上。当企业员工看到大篇幅冗长的员工满意度调查单，可能会感到不知所措。适当的添加分区，可以整理归纳表单问题并提升参与者的阅读和填写的舒适度。

Forms 表单中的添加分区，就可以控制每一页面上题目显示的效果。

需要注意的是，同一个表单当中，分支和章节不可同时设置。

控制表单的分享范围

对于一些收集信息比较敏感的调查表单来说，收集到的数据或许会影响他人利益，这种情况匿名调查可以减轻调查填写人的个人心理压力，将自己的见解充分的表达出来，就好比你已经制作完成的员工满意度调查表单，选择匿名提交的方式更为有效。

那么，在调查表单分享出去之前，你同样可以为 Forms 表单设置匿名提交，只要不勾选“记录姓名”这个选项，即使是使用公司账号登录填写，也不会记录调查填写人的姓名。

人力资源部不仅会通过在企业内部人员收集反馈来关注公司内部员工的状态，而且还需要通过面试者的性格测试表单反馈来判断此人是否符合求职职位的录用要求。所以，有时你还需要与外部人员分享 Forms 表单。

只需单击一个按钮，你就可以轻松生成一个将在组织外部工作的链接。

这种分享表单的权限配置方式让你与外部成员的协作变得更加容易。

添加表单的多语言支持

现在许多企业的员工、外部客户或者合作伙伴是没有地域的限制的，所以在你工作过程中，肯定会碰到与你不同地区甚至不同国家的人员。如果你的公司客户来自美国，那么你发送给你一份中文版的产品反馈调查表单的话，会让对方感受到你的公司可能在业务上不够专业。

你或许在想可以准备一份英文版产品反馈调查就可以了。没错，但你不需要重新再新建一份英文版产品调查反馈表单了。你可以在已有的产品反馈调查表单中自定义多种语言的表单。Forms 表单中的系统字段会自动翻译，而你也可以为手动创建的题目问题提供自定义翻译。

给你所在企业的外部客户只需发送一份表单，对方只需要选择对应语言就可以按照自己的语言习惯来填写调查表单了。

成功表单设计的再利用

如果你已经掌握了刚才提到的六大 Forms 功能，那么你制作出的调查表单一定非常受欢迎。你是否经常有同事向你借鉴已在使用中的调查表单的困扰？因为表单权限限制以及数据隐私等问题你可能会拒绝同事。

你知道吗？你是可以只分享调查表单的题目，而且分享给对方的调查表单是不包含之前提交的信息数据的。

适时分享表单反馈分析结果

使用表单的意义不仅仅只为了收集数据，更多的是为了获取数据后根据调查结果为之后的工作安排提供辅助决策的作用。人力资源部使用员工满意度调查表单采集到数据后，通过 Forms 表单的智能分析就可以快速得到调查结果。

员工满意度调查表单的结果通常都会反应出当前公司可能潜在的问题，这也是调查的目的，所以公司管理层需要对员工满意度调查的结果进行分析总结，为之后的公司发展采取措施保证企业工作效率以及最佳经济效益。

可是刚才所看到的表单调查结果是展示给表单创建人的，那又如何将表单结果准确快速的传递给管理层呢？选择“…”中的“共享摘要链接”，就会自动生成一个新的链接，并且拥有此链接的任何人都可以查看到 Forms 对当前表单回复的智能分析结果。

在培训视频中添加考试评估

企业培训课程的设立可以帮助员工提高工作效率以及自身价值。假设你在 Stream 中为项目团队准备了一个关于沟通效率的培训视频，并通知团队按时进行查看学习。你如何保证项目团队成员已经查看过视频了并且也达成了培训的目标呢？

你现在可以在 Stream 中把培训视频与 Forms 集成，这样可以为本次培训添加一些测验题目保证培训效果。

邮件或会议中的快速投票

在你使用 Outlook 邮箱编辑邮件内容时，你可以设置文字格式、段落格式和项目符号来规划表述内容。如果你正在收集 IT 部门下期培训课程主题意见的话，你不需要询问每个人的建议，还有另一种更好的选择。你可以直接从Outlook电子邮件中嵌入快速表单/投票， IT 部门的同事们可以在邮件中直接投票选择出所需要的选题。

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