在 Microsoft Teams 中，你可以像在常见的个人社交工具中那样聊天沟通工作事宜，同时，又获得了普通社交工具所不具备的安全性。当你在 Teams 中与同事进行聊天时，很可能会在聊天过程*共中**享给同事一些工作文件。与普通的社交工具不同，Teams 凭借强大的安全性让你在聊天*共中**享文件的同时能够细致入微地控制文件的共享权限。

在聊天过程*共中**享文件

在 Teams 聊天*共中**享文件的操作很简单，只需单击回形针形状的“附加”按钮，就可以选择从本地计算机上传或者从 OneDrive 中添加所需的文件。

但是，你以为这样共享出去就万事大吉了吗？现实情况是，你这样想很可能就错了！

在单击“发送”按钮之前，你有没有问过自己，共享这个文件的目的是什么？你只是想让同事阅读文件，而不想让他们做任何更改？你还想是让他们参与编辑或审阅？或者，这是一份含有机密信息的文件，你只想在参与聊天的这几位同事之间共享，而不想让其他任何人获得访问权，甚至不让他们有机会*载下**这个文件？

回答这些问题的最好方式，就是为这个共享文件设定刚好满足共享目的的访问权。

控制共享文件的访问权

当你在 Teams 聊天中选择并上传了要共享的文件之后，先不要着急单击“发送”按钮。你会在消息输入框中发现，刚刚上传的文件下面有一行小字：“拥有链接的人员都可以编辑”。

这是共享文件的默认访问权设置，它代表了共享文件可被赋予的最大访问权。

这意味着，在你关闭这个文件的共享访问权或访问权过期之前，无论本组织内外，只要有人获得了这个文件的访问链接，他就可以随意查看、编辑、*载下**这个文件，从而导致传播范围完全超脱你的掌控，同时，也超出了你共享这个文件的目的。

所以，在单击“发送”按钮之前，你首先要单击这行小字，打开“链接设置”对话框，根据你共享这个文件的目的，为这个文件设定最低限度（或者说是刚好够用）的访问权。

该对话框分为两个部分，分别代表你要根据自己的共享目的来回答的两个关键问题。

首先，你要把文件共享给哪些用户？

其次，你要对这些用户做哪些限制？

举一个例子，假设你想在当前的 Teams 聊天*共中**享一份有待优化的工作文档，你共享文件的目的是让当前聊天群组范围内的同事协助审校这份文档，同时，你不希望他们直接修改此文档中的任何原始内容，而是对确实有必要修改的内容做出修订，并使用批注对不确定是否有必要修改的内容给出修改建议。

这时，你就可以这样设置此文档的共享权限：

当此聊天中的其他同事打开你共享的文档时，他们就会发现，自己可在此文档中执行的操作仅限于“审阅”，即查看、修订和批注这三项操作。

再举一个例子，假设你要在 Teams 聊天*共中**享一份可供本组织内任何人使用的学习资料，你希望该聊天群组中的同事以只读模式查看它，并可以将其共享链接分享给该聊天群组以外的其他同事，但不允许共享到本组织外部且不允许任何*载下**。这时，你就可以这样设置此演示文稿的共享权限：

当此聊天中的其他同事打开你共享的文档时，他们就会发现，自己可在此文档中执行的操作仅限于查看。

但是，他们可以将其共享链接分享给本组织内的其他同事，而这些人只有在已登录的前提下才能进行查看。

管理共享文件的访问权

你在 Teams 聊天*共中**享的文件将会自动被上传到你自己的 OneDrive for Business，而且默认的存储位置是“Microsoft Teams 聊天文件”文件夹。

你可以在这里查看每个已共享文件的访问权限分配情况，只需单击目标文件所在行的“已共享”，就可以打开“管理访问权限”窗格，这里列出了当前对其具有访问权的用户。你甚至可以在这里“停止共享”。

另外，你还可以在 OneDrive for Business 中重新分配文件的共享访问权，只需选中目标文件所在行最左侧的复选框，并单击顶部工具栏中的“共享”，就可以打开你已经熟悉的“链接设置”对话框，并在这里更新当前文件的共享访问权限。

总结

你可能已经发现，这种共享权限的控制机制实际上是 OneDrive for Business 中的功能。

当你在 Teams 聊天*共中**享文件时，你要考虑的只是文件自身的性质，例如适合的传播范围、合理的使用途径、公司的安全政策等因素，而你的这些安全诉求都有对应的共享权限设置选项来与之呼应。

Teams 作为 Microsoft 现代化生产力平台的主入口，已经与 Microsoft 365 服务实现了深度整合。它把原先只能在 OneDrive for Business 中完成的共享权限设置过程集成到了 Teams 之中，让你在 Teams 聊天*共中**享文件时可以直接完成权限的设置，实现工作效率与信息安全的平衡。