千头万绪 演讲会从何开始？

当我们谈演讲的时候，我们更多只是在讨论单独一个人的演讲过程，从上台，到表演，接着结束。

当我们站高一个层级去看这个问题，其实，每个演讲，都被包含在一场演讲会和会议里面。有时候，这是公司的一个会议，或者，这是漫长路演中的一个环节，甚至，我们所负责的，只是一个开场白或引子。一场会议中，可能包含了若干的演讲内容，可能由不同的讲师来完成。所以，筹备一场成功的演讲会，对组织者的要求非常高，下面我们一起来看看有哪些内容是需要我们准备的。

开始准备 Ready...GO

还是按照小学生的四要素逻辑来看，一场演讲会，至少包含四个要素：时间、地点、人物、事情（主题）。这是一切的基本：

时间：所有人都明白的日期与时间——这个当然要明确，在哪一天，哪个时间段，开始的这场会议。但是除此之外，尚有很多时间点需要我们去明确。

时间比什么都重要 各种环节的时间也同样重要

会议时间——几月几号几点

准备时间——有多少时间可以用于准备会议相关的内容

底线时间——讲师、物料、场地等主要因素的敲定时间（往往我们需要提前很多确定以上确定这些内容）

邀请时间——能够邀请参会人员的时间。如果是企业的内部会议，那恭喜你，这是一个比较轻松的活，但是相对也要确立月、周、天的会议邀请及提醒时间——即提前一个月通知，提前一周提醒，提前一天确认，才能确保参会人员的时间准确。如果是对外的市场活动那相对会麻烦很多，反复确认的程序会更加细致，甚至多数时候我们需要one one的电话确认。但是无论如何，如果参会人员的时间都不准确，那其它的工作都将是白费。

演讲时间——整个会议的总时间，每个环节的时间，都需要在筹备阶段确认落实。甚至对于重要的会议，我们要安排在现场对每个环节进行计时，并提前安排好对每个时间超时的预案——至少讲师倒计时举牌还是要有的。

如果把时间安排当作定时*弹炸**也不为过

Tips：如果讲师是我们熟悉的朋友或同事，我们可以在安排议程的时候，将时间把握度高的讲师穿插在陌生的讲师中间，并告诉这些讲师，我们需要的时间点。在这样的情况下，可以用“请将您的这个环节，控制在16:30之内。”去代替“您有20分钟的演讲时间。”

茶歇时间——稍微大型一点的会议都会准备丰盛的茶歇，这固然是件有吸引力的好事。但是由于茶歇的时候参会人员处于游离状态，所以茶歇时间从来都比较难以控制，这时候我们需要事先准备好一个高冲击力的互动环节（发红包，抽大奖等），在茶歇的尾声，迅速将人员拉回到会议状态上。

地点：又是一个老生常谈的话题，无非就是在哪里开会，但是除此之外，还有不少内容。

地点的把握也同样重要

会议地点——当然要让所有人都知道在哪里开会，必要的时候还要附上交通图和具体的会场指引。当然，引路的水牌需要从一开始就设计好，卡在各个迷宫的十字路口。在会议现场，每个工作人员都忙得晕头转向，能够通过这些设计减少电话和引路的工作是最好不过。

展示地点——很多会议现场会有产品或者是demo的展出。在筹备阶段就规划出一片展示的区域是非常有必要的。根据参会人员的行走线路将展示地点布置好，会事半功倍。

休息地点——很多会议都有场嘉宾，他/她可能是今天的重磅讲师，也有可能是大佬听众，在筹备会议的时候，不妨考虑一下，这些大哥大姐在会议，或者他们的环节前，到底应该待在哪里，不是所有人都喜欢或适合待在一个闹哄哄的会场或者展示区，很多人也不中意一个人孤零零坐在第一排。但是，喜欢和听众在会前打成一片的讲师大有人在，所以筹备会议的时候，我们需要多点再多点与参会人员沟通。

听课地点——对会场提前踩点必要性不言而喻。根据会场的构成，我们可以将以下内容安排得很好：讲师的座位、VIP的座位、听众的座位，接下来是收集场地信息，包括会场的结构，投影幕的规格，会场的灯光等等，反馈给讲师。讲师可以通过这些信息了解他们需要准备的PPT字体大小？颜色色调？这将极大帮助到这场演讲会走向成功。当采用LED大屏幕时，PPT可以花哨一点炫一点，来增强吸睛的效果，但是当采用投影仪时，讲师就会适当当PPT做得简单并且色调分明，让稍远距离的观众都能够看清。

人物：会场一般会存在三种角色的人物——讲的、听的、干活的。各司其职才能共同将一场会议成就起来。

演讲会绝对不是讲师自己一个人的事情

讲师——对于讲师，需要的是更多的信息，以上的时间、地点、这里讲的人物、包括下面要讲的主题，都是讲师关心的话题。越早获得越多的信息，可以让讲师准备得更加充分。所以筹备会议的时候，不要吝啬信息，大量输出给讲师吧。有朋友说他认识的讲师水平很高，从来不需要这些信息，即兴发挥已经是超高水平。这个说法是不对的，这些高水平的讲师不是不需要这些信息，而是他们经过长期的锻炼，已经成为了老司机，在走入会场的那一刻，他们已经通过自己的经验和传感器，获取到了大量他们所需要的信息了。

听众——听众本来似乎与筹备阶段无关，他们到时候来听就是了。但是我们反过来想，这整一场会，是为谁准备的？正是这些听众！只有把听众服务好了，我们的会议才算成功。“见人说人话，见鬼说鬼话”还真不是一句贬义的话。每个人参加这个会议，都有自己的目的动机，最不济也是单位的工作安排。所以千万记住，会议、路演、演讲，永远是以服务听众为第一目标。筹备的时候，我们就需要彻彻底底知道听众的诉求。

工作人员——我们的会议需要很多的工作人员，物料准备、前台接待、参会邀请、展区演示、现场管控、灯光调节、茶水供应...多不胜举。筹备的时候，我们需要一一梳理，并且责任到人。只有每个人都清楚自己的职责与功能，才能够共同完成一场会议。

最后一项是主题和内容，如果说以上都是锅碗瓢盆，那主题和内容就是端上来的成品那道菜了。

内容是主菜 一定要准备好

主题——这是让听众明明白白知道，他们为什么而来。所有的内容都为这个主题服务，内容必须与主题一致。今天我们讲的是演讲会的筹备，那就不能花50%的篇幅来讲PPT的设计。

串词——听众面对一场漫长（超过一小时）的会议时，自然会产生疲劳感与离散感。所以我们在筹备阶段就必须准备好一段串词——我们这里讲的串词不是那些冠冕堂皇的春暖花开，而是环节与环节之间的逻辑关系。一场演讲会筹备的会议，“四个嘉宾会分别从时间、地点、人物、事情四个角度来进行表述。”那么所有的听众便会一路追随这个逻辑听下去而减少混乱的可能。

信物——针对每场会议，特别是重要的会议或市场活动，我们往往不希望听众听完就走，总得留下点什么在他们心里，最不济，手上。所以再小型的演讲会，都最好有个小横幅、易拉宝之类的表明身份的展示物。赠品方面我们不追求高规格的礼品——土豪的你，人手送一台iPhone7固然好，但是也得在iPhone7上打上一个“时间 地点 人物 事情”的标记。当缺乏费用的时候，发一点主题相关的小册子，甚至小贴纸都是一个不错的选择。会场小合影现在也已经成为一种不需要成本的小信物。

无可否认 谁都欢迎来点小礼物什么的...

筹备会议的时候，牢牢把握以上所言的时间、地点、人物、事情，我们可以在每个环节对自己提出相对应的问题，用于排查是否有所遗漏。筹备会议是痛苦繁琐的事情，小到签到表，大到LED屏，无不能缺。只有不停的批评与自我批评...我们方可达成一场成功的演讲会，共同努力吧！

本文关键字：演讲、职场技能、演讲准备、会议准备

作者：HOLDEN，现任NETGEAR培训师、SE Manager。NETGEAR讲师培训、销售培训项目策划人。正规师范科班出身，10年产品市场包装及演讲实战经验。近年来死嗑演讲、销售、泛IT技术等软技能培训。奉着“死不要脸”和“丑出境界”的理念，将自身经验转化成文章和漫画，每周定期分享“技能经验”和“读书心得”。