1
主题
主题要言简意赅并突出重要性。
短的主题可以是一个单词，如：Greetings。
长的可以是一个名词性短语，或一个完整的句子(长度最好 不要超过35个字母 )。
注意：主题的 句首词和专有名词要大写 。
如：
Some questions about Python.
关于Python程序的一些问题。
根据邮件内容是否重要，还可以在开头加上强调词，例如： URGENT 或 FYR ——For Your Reference (供参考)。
如：
URGENT: Submit your report today!
紧急：今天提交报告！
FYR: More details about tomorrow's workshop.
仅供参考：明日研讨会的更多细节。
2
称呼
常用称谓 以Dear开头 ，一般适用于正式场合，表示对他人的尊敬。
根据收信人身份的不同，使用的称谓词也会有所变化：
知道对方姓名时： 用Dear+Last name。
如：
Dear Mr. Smith,
尊敬的史密斯先生，
不知道对方姓名时： 用Dear Sir or Madam。
收件人是一个群体时： 用Dear+群体名称。
如：
Dear customers,
亲爱的顾客们，
Dear colleagues,
亲爱的同事们，
To whom it may concern,
致有关人士，
写给老板时： 用Dear Manager(尊敬的经理)或Dear Director(尊敬的领导)。
写给关系好的人时： 用Hi+First name，显得更加亲切随意。如：Hi Tom；Hi everyone；Hey guys.
写给特殊称谓或头衔的人时： Doctor/Dr.(医生/博士)；Professor/Prof.(教授)。
3
正文
1. 阐明来意
在邮件开头阐明写邮件的目的，能让收件人迅速get到重点，并及时回复。
根据不同的邮件目的，可使用不同的句式：
主动给别人写邮件： 可以用I'm writing to...来表明意图。
例：
I am writing to inquire the procedures of examination.
我写邮件是想询问一下考核的流程。
表示感谢： 可以用Thank you for...句式。
例：
Thank you for all your assistance.
感谢您的帮助。
邮件回复晚了表示道歉： 可以说——
Apologies for the late reply.
Sorry for the delay.
非常抱歉回复晚了。
2. 邮件主体
英文邮件通常 在分段间空行 ，不采用中文写作中首行缩进两格的形式。
在称呼和开头之间、段落之间、正文和结尾客套话之间都要空一行。
※注意※
邮件内容尽量言简意赅，一般不超过5段, 每段不超过5句话。每句话第一个单词首字母要大写。
有需要强调的词，可以 用星号标注在词语两侧 ，如*important*。
尽量 使用书面语 , 少用缩写和简写, 避免网络用语和俚语。
如果需要 添加附件 ，可以这样表达:
Please refer to the attached document.
详情请参考附件。
4
结尾
结尾通常需要对收件人 再次表示感谢 。
例：
Thank you for your patience and cooperation.
感谢您的耐心与合作。
Thank you for your kind consideration.
感谢您的理解和支持。
如果期待对方尽快回复，可以说：
If you have any questions or concerns, don't hesitate to let me know.
如果有任何问题，可以随时跟我联络。
I'm looking forward to hearing from you.
真诚期待您的回复。
致意部分也要根据对象和场合选择不同的用语。
非常正式的场合
• Respectfully yours
• Yours respectfully
正式的场合
• Very truly yours
• Yours very truly
相对正式的场合
• Sincerely Yours
• Yours sincerely
朋友或同事之间
• Best regards
• With my kindest regards
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署名
署名的位置在 左下角 ，包括必要的个人信息： 姓名、公司、电话、地址 等，以方便对方联系，最好不要超过4行。
邮件格式示例
To: Cecilia Lin
From: Tina Wang
Date: January 2nd, 2020
Subject: FYR: More details about tomorrow's workshop
Hi Cecilia,
I am writing to tell you that we added and modified some details about tomorrow's workshop. The changes have been highlighted, please read carefully *what you are responsible for*. You may review the attached file for more information.
Thank you for your patience and cooperation.
本期问题
Q:
如果要给Sam Smith博士写一封工作邮件，我们应该怎么称呼他呢？