(E-Mail) 电子邮件的使用，早已成为一种最重要的职场沟通方式，在自己过往的使用中还出现过不少的囧事：

• 在邮件发送后，才想起忘了写标题；
• 被同事质疑 “邮件内容咋是空白的？
• 还有最恨的就是曾经被领导追问 “ 附件 ” 在哪里？......

养成好的邮件使用习惯，不仅在于正确的使用，更重要的是：因为很多客户是通过你的邮件了解你，了解公司，从而传递公司的产品与服务信息和展示企业的文化形象。

哪些时候需要发送邮件

• 商务交流，信息往来；
• 日常工作报告，日常请示；
• 部门之间事务沟通；
• 备忘与确认；
• 信息发布（公司政策，通告）；
• 问题讨论；
• 难以简单用口头表达说明清楚的事项等。

邮件使用的5个具体场景

场景1、出差在外，需要向公司传递资料

如果使用qq传送，需要双方同时在线，使用离线传送不安全。

邮件君说：这个时候可以使用我将资料作为附件传送，并在邮件正文中作进一步的说明。

场景2、小组成员间分享与客户沟通记录

小组人员分散，不容易聚在同一地点，口头表达，往往缺乏条理性，丢失重要细节。

邮件君说：可以将沟通记录进行整理，用我发送给小组的其他成员。

场景3、布置任务

面对面交流时双方都说的很尽兴，不但谈了当前的任务，还展望了未来美好的前景，分手后却不能确定对方是否已经记住了所有的要点。

邮件君说：可以将谈话内容进行整理成会议纪要发送相关人员并CC给上级领导。

场景4、领导交办任务需要频繁与第三方联系

如果频繁的事无巨细的向领导汇报，会耽误领导时间，如果不汇报不知道什么时候领导会问，在任务的平台期，会让领导感觉自己没有努力工作。

邮件君说：可以在与客户沟通过程中，将关键的内容邮件发送给领导

场景5、项目讨论

在项目讨论过程中，双方各执一词，由于时间比较长事件的进展过程无法追溯。

邮件君说：如果在项目进行的关键时间和关键问题上都通过邮件进行了交流，此时可以通过调阅这些邮件对问题进行澄清。

正确书写邮件的6个步骤

步骤1、写邮件标题

在这个步骤里，包括我在内的很多人都犯过很低级的错误，这些错误包括了：

（1）不要空标题

（2）标题要简洁

（3) 一封信一个主题，不可大杂烩

(4）随便使用紧急标记

（5）标题出现错别字

步骤2、写称呼语与问候

我们中国人良好的传统就是：见面先问好！ 所以在Email的开头，也要使用问候语

（1）邮件的开头要称呼收件人，在多个收件人的情况下可以称呼大家（ALL）；

（2）如果对方有职务，应按职务尊称对方

如“xx经理” ，如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x女士”称呼。

（3）结尾常见的写个Best Regards，中文的写“祝您顺利”， “顺祝商祺”之类的也就可以了，若是尊长应使用 “此致敬礼”。

步骤3、写正文

正文是邮件的核心要表达的内容，虽然没有篇幅限制，但也希望能够简洁明了有逻辑。

（1）Email正文要简明扼要，行文通畅；

（2）要用论述的语气；

（3）复杂事件描述可用列表；

（4）一次邮件交待完整信息；

（5）尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查这是对别人的尊重，也是自己态度现；

（6）合理用颜色，大小字等提示重要信息；

（7）合理利用图片，表格等形式来辅助阐述；

（8）正式邮件不要使用 :-) 等表情字符。

步骤4、写附件

附件是结合正文，提供的补充性的资料（含图片，表格，文档）等

（1）附件文件应用名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人*载下**后管理；

（2）正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个 附件时；

（3）附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件；

（4）特殊格式文件，应注明打开方式，以免影响使用；

（5）如果附件过大（不宜超过5MB），应分割成几个小文件分别发送。

步骤5、发送对象的选择

（1）工作计划的发送

发送给工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部门内部相关经理人。为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划可以跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理

（2）项目通报类的邮件

主送给项目小组成员，抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导。

（3）寻求跨部门支持的邮件

一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级，同时抄送本部门的直接上级，这样往往可以获得支持部门的更好的支持。

步骤6、发送方式的选择

• 发送 ，To的人是要受理这封邮件，理应对邮件予以回应；
• 抄送 ，而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以回应，当然如果CC的人有议当然可以回mail；
• 密送 ，而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合；
• 回复，此信息只有发件人能看到。reply all全部回复，所有在发信人列表中的人都能看到回复。

邮件回复的3个注意事项：

1、 及时回复Email

收到他人的重要电子邮件后，应即刻回复对方，这是对他人的尊重；理想的回复时间是2小时内；

如果事情复杂，无法及时确切回复，应该及时的回复说：“收到，我正在处理，一旦有结果就会及时回复等等”；如果你正在出差或休假，应设定自动回复功能。

2、进行针对性回复

当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要太简单，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。

3、回复一般不少于10个字

对方给你发来一大段邮件，你却只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是不礼貌的。

写在最后：

正确的书写邮件，可以做到条理化表达，澄清当面说或者在电话里讲不好的事情。养成良好的使用习惯，一定能大大提高你的工作效率，助力你成为职场中的高效人士。