第一章 目的
明确前台/行政文员工作职责，规范前台/行政文员工作内容。
第二章 适应范围
前台/行政文员
第三章 职责
第一 负责传真文件收发登记。
第二 负责快递件登记处理。
第三 负责电话拨打、转接工作。
第四 负责来访客人接待。
第五 打印报价单及其它文件。
第六 负责人事招聘、离职手续办理。
第七 负责宿舍床位登记。
第四章 工作内容
第一 传真文件处理
一 订单
1 编号：收到订单后先编号，编号原则可按年份+月份+流水号，流水号为四位数。如：2020年1月份收到第20份订单，则编号为2020010020。
2 登记：将编好号的订单登记在《订单记录表》上并注明客户编号、订单编号、订单接收时间。
3 复印：将总经理审批好的订单复印两份，一份交财务，一份交客服部，并叫签收人在签收栏上签名且填写签收时间。
4 存档：传真件按客户分类存档保管。
二 客户投诉、退货报告：
1 编号： 收到客户投诉、退货报告后先进行编号，编号原则为客户编号+年份+流水号，流水号用三位数表示，如客户清早在2020年收到第四份投诉、退货报告，则其编号为QZ2020004。
2 登记：编好号后将客户投诉、退货报告登记在《客户投诉、退货报告登记表》上，并注明序号、客户、报告编号、接收时间。
3 复印：将登记好的《客户投诉、退货报告》复印两份，一份交客服部，一份交副总经理，并由签收人签名且填写签收时间。
4 存档：传真件由行政文员按客户分类存档保管。
三 报价单：报价单处理可参照《客户投诉、退货报告》，不同之处只须复印一份交客服部。
四 其它传真文件（指政府、劳动站、电力、税务、工商及客户联络函等文件）。
1 编号：此类文件可按年份+月份+流水号原则进行编号，流水号为三位数，如：2020年1月18日收到一份停电通知，此通知是第18份，则编号为20200118018。
2 登记：编好号后将其登记在《其它传真文件记录表》上，并注明序号、传真编号、收到时间。
3 复印：将登记好的传真文件复印一份交相关接收人员，并叫签收人签名及填写签收时间，对不明传真文件交副总经理处理。
4 存档：将此类传真文件按文件编号进行存档保管。
五 发传真：前台/行政文员传真时先将传真对象、电话号码、传真号码、联络人核实并记录在资料本后再传真，传真完毕后先电话询问客户是否收到，然后在已传真文件上盖上FAX OUT或注明“已传真”字样，最后将传真文件交还发传真人。
第二 快递件登记处理
一 发快递
1 监督：前台/行政文员要求发快递人将快递物品包装好、快递单填写好，对特殊物品须在快递单上注明快递要求。
2 联系：前台/行政文员依据快递单内容联系快递公司，并要求快递公司及时赶到，对有特殊要求的须当面告诉快递公司人员。
3 交付：须当面将快递件交付给快递公司，除时间太晚或有事外出时则交保安交快递公司。
二 收快递：
1 登记：前台/行政文员收到快递公司快递件后登记在《快递件记录表》上，并注明发快递人及收件时间。
2 交付：按快递单内容交付给相对应收件人，并要求签收人签收及填写收件时间。
3 付款：对须现金付款的，行政文员待收件人在快递单上签名作实后交财务付款，并收取相应收据。
第三 电话拨打、转接
前台/行政文员拨打、转接客人电话时语气要和蔼，要有礼貌，须先问候客人：“您好，永德，请问有什地方可以帮忙的吗？”然后再询问客人有什么事，找哪一位。转接电话时先说“请稍等”再转接电话，并及时通知接电话人。
第四 客人接待
接待客人需热情，面带微笑，充满自信，不卑不亢，见到客人要起身，先问候：“您好，请问您找谁。”然后招呼客人坐下，帮客人倒一杯水，再通知相关人员接待。对找总经理、副总经理的须先问明情况并知会总经理、副总经理。
第五 文件打印
各部门打印文件时，将文件打印在彩美受控文件里各相关部门文件夹上，开文档时，应先做好文件名，再打文件，以便标识与追朔。
第六 人事管理
一 人事招聘
1 前台/行政文员接到已审批《用人申请单》后打印相关资料，传真人才市场或招贴在厂门口。 2 应聘人员到厂后，行政文员先要求其填写《员工登记表》，然后通知相关部门主管面试，面试OK后，行政文员办理入厂手续。
3 办理入厂手续时，行政文员要求应聘人员交彩照两张，一张贴在《员工登记表》上，一张贴在厂牌上，然后填写工卡，交保安安排宿舍。
4 前台/行政文员办完手续后将《员工登记表》交财务存档保管。
二 工卡核算
每月底将员工工卡收集进行统计、核算工资，然后于10日之前交财务处理。
三 离职办理
员工辞工、辞退或自离，前台/行政文员须先通知保安，然后收掉工卡，核算工资，接到财务交接手续清楚通知后，通知离厂人员拿工资，同时通知保安监督员工提行李离厂，并将辞职或辞退书交财务存档。
第七 宿舍登记：
前台/行政文员将员工住宿情况登记在电脑上的《床位一览表》上，另有人离厂时即时消掉，做到随时消晰。
第五章 相关表格
第一 订单记录表
第二 客户投诉、退货报告记录表
第三 其它传真文件记录表
第四 快递件记录表
第六章 记录事项：
第一 传真件不明时问清楚副总经理。
第二 待人接物有礼貌。