职场生活里，“伊妹儿”几乎人人都要面对，但真正能把她“魅力”展现出来的朋友并不多。写邮件容易，写好邮件难。网上有关如何写邮件的文章有很多，但很多都是把国外写邮件的“技巧”搬过来“分享”，一定程度上少了点我们国家的“地气”。如何才能写出一封“威力无穷”的邮件呢？下文将通过“邮件的特点”、“邮件的写作”以及“邮件的使用注意事项”三个部分来介绍。
一、邮件的特点。相对于口头和微信/QQ，邮件的最大特点就是“正式”，但它的本质仍是一种沟通方式。如何利用这种“正式”的沟通方式来达到自己的工作目标，这应该是我们思考的着重点。有些朋友在分享邮件写作技巧时，特别强调正文行文不宜过多，这个观点值得商榷。邮件只是一个工具，最终应该是为“我”所用，而绝非是为了邮件而邮件。当需要在正文至少写满1000字才能达到我们的某种“工作目标”时，那就应该毫不犹豫的去写，甚至要多写200字；当需要一个字才能搞定某件事，那就多一个字都不应该写；当需要“密送”才能达到某一目的，那就必须密送，哪怕很可能“不合适”；抄送、附件等功能的运用皆是如此。
二、邮件的写作。具体邮件该怎么写才能体现它的威力呢？为更有针对性，我通过几个场景来叙述。
1、写给领导的邮件。“尊称”、“三段式”等基本技巧可以百度，我就不在此啰嗦了。提醒一点：无论你和领导的关系如何紧密，在邮件中都不能有任何的体现，尤其一些私下场合的称呼更是禁忌。聪明的你，最好能和领导保持着一定的“距离”，有时候，距离就意味着“美”。人有“千面”，在“工作面”中你就应该用工作的姿态来应对。邮件内容的起草原则就一个：你的目的。如果只是正常的工作汇报，遵循几个原则：简洁明了；不描述细节（细节当面汇报会更好）；要有建议。但如果是为了规避某种重大责任或者风险，那邮件的内容就要另当别论了。这种情况下，事件的过程（时间、地点、人物等）最好有细致的记录，同时要强调“请领导批示为盼”，也就是讲自己不去拿主意。显然，此时邮件的意义已经不仅仅是“工作汇报”了，更多是一种留存一种工作轨迹。
2、跨部门沟通的邮件。跨部门邮件一般比较容易“火花四溅”，毕竟想要大家都能做到“将心比心”还是比较困难的。处理这种邮件，可以用我们耳熟能详的几个字来总结：“稳”、“准”、“狠”。
“稳”是指针对沟通的事项，你要能明白前因后果，知晓背景厉害，而后入情入理的去和对方接洽沟通。所以，此时的邮件一定要能简明客观的把需协助事宜表达清楚。这里特别强调两点：一是无比要有时间节点；二是记得抄送两边的直属领导。
“准”是指当约定事宜不能按节点时间达成时，你要能第一时间针对此和对方进行沟通，由于此时你占据了“有利”位置，所以此时最好不要责怪对方，因为这是最愚蠢的做法——“无济于事”不说还可能让你留下“得理不饶人”的“名声”。此时的邮件可以采用“借力打力”的办法去写，比如和商务部沟通货源交付时，你可以不断的强调客户已经造成的损失（必要时可让客户配合，发个邮件或者给个聊天截图啥），同时表达你自己无奈、委屈和压力。记住：对方的困难不是你应该考虑的点，你可以表示“同情”，但绝不能因此向你的领导去汇报。
“狠”是指约定事宜迟迟不能达成，而且对方态度很“嚣张”时，你要勇于“亮剑”。此时的邮件有三个要点：一是把历来对方许诺的邮件进行截图示证；二是把客户（或者关联部门）的“损失”重点强调（最好也能提供一些证据截图）；三是直接发邮件给对方领导，抄送当事人，表达你的“压力山大”。当然，语言基本功还是要具备一些，建议没事多看看公文写作类的书籍，这样能锤炼文字运用水平。
3、写给客户的邮件。给客户的邮件和内部大同小异，今天重点聊聊如何利用邮件来发展和客户的关系。我们能经常收到各类广告邮件，让人不厌其烦。同样是邮件，为什么这类邮件就令人讨厌呢？因为太过于“*力暴**”，没有任何“人性”。其实把邮件用于和陌生客户交流是有很多优势的：（1）能给对方留下充足的时间去“缓冲”这种陌生感；（2）只要客户看邮件，基本上都会是在工作时间，不用担心打扰ta的私人生活；（3）邮件的正式性会让你的推介显得更加“公事化”，而且邮件里可以把你的各类信息进行“潜移默化”的传递。如何发邮件，才能让它充满“人性的光辉”呢？可以从内容和频次两个维度进行。
A、关于邮件内容：不同的对象，邮件的内容肯定不能一样，而且发送时间也很有讲究。首先，要有个合适的标题。最好不要搞标题*党**，会容易引起反感，可以尝试用比较中性的问候语来进行。比如：“XXX工/经理/总，您好！/很高兴能向您请教！”等。其次，要起草合适的内容。根据不同的身份，起草不同的内容。第一次交流，不宜写的过多，但要能调动ta的兴趣。比如，如果对方是位工程师/采购员或者领导等，可以这样尝试：“xx工，您好！通过xxx获得了您的名片，觉得很幸运！从行业朋友那里得知，您在xxxx方面积累很深，我对xxx领域的xxx也特别感兴趣，希望能有机会向你学习请教……”。如果对方是位领导层，邮件内容又该如何起草？可以这样尝试：“尊敬的xxx总,您好！非常冒昧的给您发这封邮件。通过xx论坛，获得了您的名片，对您在会上的观点非常钦佩！我对xx领域也很感兴趣，希望能有机会向您多请教！......“——再把ta的观点内容做一个总结，表明很认可。”当然，当再次发邮件时，相关内容要有延续性，这样就会发展成一个话题，往后就好办了。
B、关于邮件频次：如果第一封邮件发出后没有回应怎么办？什么时候发第二封比较合适？……一般来讲，没有回应是很正常的，毕竟现在的邮件“太多”，很可能会被“忽略”。当然，这主要取决于你起草的内容以及发送的对象。如果回了那是最好不过的，如果没有回复，我觉得一周左右再次发送第二封邮件会比较合适，为什么？因为间隔太久客户容易没有印象；间隔的太短客户容易烦躁。
邮件的运用技巧有很多，篇幅所限不在此一一列举。但请大家切记，邮件的本质是一件沟通工具，我们没有必要死板的按着各类“指南”去照搬。如果一封邮件不能达到你的用意，那这封邮件就是失败的，哪怕文笔再好也是一样。我相信还有更多的朋友会有更加实战的技巧，既来君在此抛砖引玉，欢迎一起探讨交流。
作者简介：既来君，中国商业协会注册高级营销师，清华大学&博商学院学员，《市场与销售》杂志特约撰稿人，职场心理咨询达人，创维集团“腾龙计划”成员，‘既来之’管理咨询CEO，"三观"教育倡导者，首创“360度职场技能实操训练法（POT-Panorama Operation Training）”。