在进行人力资源信息系统的规划与分析前，应着手组建项目建设小组，明确项目建设的负责人。
1. 人力资源信息系统的初步需求分析
在准备着手建设人力资源信息系统之前，应初步整理出所需的功能需求和业务需求。一般情况下，一套人力资源信息系统主要的功能需求包括六个方面。
（ 1 ）组织机构管理。实现多维度、多层次的组织机构管理，提供组织机构信息维护、统计分析功能，处理各组织机构的新建、合并、撤销业务，保存组织演变的历史并支持输出直观、多样的组织机构图。
（ 2 ）员工管理。实现员工从进入企业直到离开企业的一切人力资源管理活动（包括入职、转正、岗位变动、离职等）所发生的信息变化结果的信息记录（包括基本信息管理、人事履历管理、档案管理、人事变动管理、人事报表打印、劳动合同管理、学历管理、技术资格管理等），以及对员工异动过程的管理。
（ 3 ）薪酬福利和时间管理。可以根据不同政策，设置并计算由于年假、事假等带薪假期以及迟到、早退、旷工等形成的对薪资的扣减，提供对企业员工薪资标准的设定，员工薪资定级、调整、核算发放，存储薪资发放历史信息，提供查询和生成报表。在薪资发放结束之后，可以生成个人工资条和单位记录台账。
（ 4 ）招聘管理。实现招聘计划的制订和实施、人才库的管理和人员甄选面试的过程和结果的记录，支持企业外部人员应聘和内部员工竞聘的招聘模式。可通过专业招聘网站的接口，实现本企业官网的职位发布联动和简历的获取。系统可记录笔试、面试成绩，进行录用审批和确定录用人员，提高招聘效率。录用应聘者后，相关信息可以直接转换为员工信息。
（ 5 ）教育培训。实现各类职业技能鉴定及从业资格等信息维护、查询、统计功能，并对培训工作中涉及的课程、资源、渠道、讲师、费用等相关信息进行分类管理。完成各类培训报表的统计、分析工作。
（ 6 ）绩效管理。对企业各员工工作业绩与行为等方面进行评测，使企业做到具有统一的量化考核指标，绩效与薪资对等，业绩监控变成可量化的管理，同时为用人方面提供参考数据。支持 360 度评估和关键绩效指标（ KPI 评估）等不同考评方法，提供部门及企业内整体员工考核得分汇总、员工得分明细表等报表。
通过初步需求分析梳理，特别是对关键需求予以明确后，应整理出初步需求文档，并与人力资源有关领导和同事确认。
2. 人力资源信息系统的规划与合作方选择
在需求基本明确后，项目建设小组应进行初步规划，明确系统涵盖的信息范围、单位及人员范围、时间周期及内部组织保障方式。企业要通过内部发文聘任、授权、制度保障等方式提高项目建设小组的公信力，为项目建设破除阻碍。
项目建设小组应将需求整理为招标文档，用于选择软件合作方。在软件选择方面，国外人力资源管理系统公司相对于国内人力资源管理系统公司的优势主要体现在前者具有雄厚的经济实力，在技术力量的培养、研发、市场推广等方面大力投入具有一定实力的包括硬件厂商、数据库公司、咨询公司在内的合作伙伴，形成很强的实力联手格局设计思想蕴含了先进的管理理念和先进的开发技术起步较早，完整性和成熟度高，能开发出适用于不同行业的解决方案。其主要劣势体现在由于文化、政策法规与管理实践方面的差异性，国外软件中的一些功能模块不符合中国的国情，难以满足国内企业的特殊业务需求软件费用普遍太高二次开发对用户要求比较高，特殊业务功能的扩展难度较大长期的售后服务难以得到可靠保证。
近年来，国内人力资源管理软件已有相当大的发展，并且已具备一定的规模，逐步缩小了与国外软件的差距，但是在大型企业的应用上还不尽如人意。然而国内软件对国有企业的管理适应度更好，费用相对较低，在各行各业的普及能力与国外软件相比具有一定的竞争优势。
3. 人力资源信息系统的详细调查与流程分析
人力资源信息系统的详细调查也称系统调研，应由项目建设小组与软件合作方共同参与，并应尽量吸纳后期参与信息系统项目建设、运行和使用的人员参与，同时应做好相关单位负责人的协调，确保调研工作的顺利进行。调研主要有以下内容需要确认。