导语：经常有公关新手问，办会议是不是很难呀？有没有什么需要特别注意的？本文特别从内容、媒体、传播、接待等举办会议的公关全流程，梳理出一本会议白皮书。各类注意事项通通有，以后无论是小白还是老手办会看这个就够了~

会议三部曲

当接收到会议活动举办需求时，我们首先要明确的是会议主题、传播方向、目标用户，才能深刻理解要做什么活动？发布什么内容？面向什么人群？涉及什么行业？这些问题，从而为会前的准备和执行工作指导方向。

1.初步了解：熟悉会议同步资料，并搜索相关资料

2.深入了解：与客户沟通会议举办的动机、价值和内涵首先了解活动是什么，接下来才开始着手策划和执行。会议活动项目一般分为3个阶段。

第一章 会前阶段

在会前阶段，需要开始的包括传播和会务两部分。

传播部分

1、传播概况

需要针对整个活动，制做一个传播规划表，明确会议传播分为几个阶段、每个阶段传播什么内容、每个内容铺发在哪些渠道上、各个策划具体的传播时间、进度更新、效果预估和预算。

在会议开始前4周左右（即提前28天），就需要出来初步的传播规划表，并及时和客户沟通、调整，快速推进，在会议开始前3周左右（即提前20天），确认最终的规划表。

传播节奏一般分为前期预热、中期传播、后期发酵3个大类，每阶段视项目大小和新闻点而定，大多在1-4篇稿件不等。传播规划表参考如下，需根据实际情况调整。

2、传播内容

会前预热：

在会议开始前2-3周，开始对会议进行预热传播，根据会议议程，策划1-4个内容，告知活动信息，吸引业界关注。

内容示例如下：

会中扩散

根据会议议程，提前准备会议当天传播物料。在会议当天，根据会议实际情况快速调整，多内容多角度集中传播。

内容示例如下：

会后沉淀

会后一到两天间，对会议现场内容进行沉淀和扩散，包括浓缩会议当中嘉宾的精彩发言，深度挖掘企业新动作的意义和价值。

内容示例：

3、传播渠道

在传播规划中，需要列出每一个内容的预计传播渠道。渠道包括网媒、双微、纸媒、自媒体平台、移动新闻端等，普通渠道通常均会覆盖多类型网媒和移动新闻端。

如何选择契合会议/稿件调性的渠道？

• 根据经验判断内容方向，列出常用渠道；

• 搜集友商、行业相关和相同类别稿件铺发渠道；

• 通过用户友好度+网站专业性+Alex+收录等角度评估渠道可用性；

• 联系渠道，并整合成为新的渠道列表。

备注：科技类企业的稿件渠道较多分为综合、科技、财经3大类。

另外，可根据稿件领域选取2-3个细分垂直领域新闻网站，如：AI、大数据类稿件，可加入人工智能网、中国大数据、数据观等小众渠道。

在特殊情况下，如涉及重大产品发布等动作，可在选取行业性公众号配合发布。

4、物料准备

稿件：在传播节奏（规划）确定之后，应在发布前2-3天开始准备稿件。

第一天：与客户对齐思路，形成初稿；

第二天：根据需求修改第二版；走客户内部审核流程；

第三天：审核通过并发布。

如果有一天需同时发布4篇稿件的情况，应视文案人员数量衡量具体提前几天准备，一定保证按时发稿。

海报及长图：应提前5-7天开始脚本撰写、样张确认等工作。

第一天：与客户对齐思路，形成初版脚本；

第二天：对初版脚本进行修改并下单设计制图；

第三天：图片样张修改及确认，设计完成剩下内容；

第四天：根据客户意见修改初步成品；

第五天：修改完成，客户内部审核并发布。

5-7天为长图从生产到发布的估计值，不排除某一个环节提前完成或延期执行的情况发生，一般执行周期为7天。

注：需每天在传播规划表的进度格中，更新物料准备最新进展，同步客户，严格把控时间。

5、传播预算

涉及物料费、传播费、人员支持费用、车马费、垫付等。

会务部分

1、活动场地

会议开始前一个月，需要根据活动的规模、调性挑选场地。场地挑选需注意灯光效果、茶歇供应、交通便利、场地大小、整体氛围、音响、投影、桌椅、卫生间、价位、时间等因素。

2、主视觉及延展

会议前3-4周确认会场主视觉，主视觉调性根据品牌调性来定，科技类企业一般采用企业logo色、深蓝、光感等带有科技感的颜色。

同时需要根据主视觉制作相关周边延展物，包括：

3、会议流程

会议流程会根据实际情况不断变化，要2天跟进一次流程变动情况。会前1小时进行最终确认，并提前安排现场人员做好应急调整，例如主持人串词、通稿的修正等。

注意主持人串词需要保持与会议主题调性一致、简明扼要、流畅。

根据会议流程的现场辅助工作分工如下：

4、人员分工

人员分工要尽可能详尽，涉及到每一个细节分工。

标准人员配套：

按现场工作量大小和时间区隔来进行分配，需要做到人尽其用。例如大会开始前，现场速记工作是在媒体接待之后，因此速记同事在会议开始前可去前台支持媒体接待。

具体媒体接待的详细分工见媒体部分。

5、媒体邀请

邀请媒体前，需要提前3周左右开始拟定名单。拟定名单前，需要明确是

1）我方拟定名单还是客户有明确指定；

2）确认是邀请全国各地的记者，还是区域记者的邀请。注：当会议地点在北京时会更偏向于邀请常驻北京的记者。

3）如果可以邀请外地记者，请确认机票住宿问题是否可以安排。

4）当客户方有经常联系的媒体接口人时，客户会提供指定邀请名单；

5）当客户指定记者不在职时，需及时更换合适的记者，并向客户确认；

6）如有需要我们拓展的媒体，需要和记者、客户同步确认详细单位、频道信息；

7）确认邀请过程中媒体普遍关注的问题：可否接受采访、有无议程、有无现场速记、有无邀请函

开始邀请媒体，媒体邀请常分为3轮：

第一轮: 根据媒体名单，通知参会信息，了解第一轮参会、群访、专访等意愿，添加微信及时跟进；

第二轮：沟通重点媒体参会出稿方向和发布位置，收集并解答媒体问题；

第三轮：最终确认媒体参会名单，以邮件、短信、微信、现场拜访等多个形式同步邀请函。

另在第一轮邀请过后，保持与各个媒体人的联系，至少2天联系一次。

而且在邀约的过程中，需要加强对记者的熟悉，提前阅读该记者3篇以上文章，了解记者报道关注方向；对于不熟悉的记者，可以以送邀请函的方式，增加线下拜访环节。

6、其他物料

第二章 会中事项

1、媒体接待

接待前

• 会议开始前，提前一天确认媒体来场情况，并在前一天下午，将所有与会媒体拉进一个媒体群，同步大会信息，适当以红包的形式活跃气氛。

• 关注会议当天天气情况，提醒媒体注意天气，并预备好相关应急物资，如雨伞、雨衣。

• 会议开始前2小时，各个媒体对接人同步媒体记者路途情况，是否能够准时到场，有无突发状况。

接待中

媒体接待工作人员共5人

1、汇报：大门到签到台途中，安排一人更新媒体进场情况，提醒签到台同事准备迎接。同时防范形色诡异的会虫；

2、招呼：一人专门迎接媒体，和媒体打招呼，增加亲切感；

3、签到：共两人。

一人专门负责核对、确认媒体信息，需提供邀请函、身份证、邀请短信、邮件等信息签到；

一人负责发放车马，递送媒体证，需要扮演一个脸盲的角色，只看认证，严格执行，才能发放车马；

如有不确定情况，需联系该媒体对接人，并电话沟通确认，注意，车马发放可以延迟，但不能发错造成损失。

4、引导：一人专门负责引导媒体到达会场。

接待后期

• 会议开始后，留一个人守在签到处，核实哪些媒体没有到，打电话确认到场时间。

• 各项负责人需及时同步信息，可安排对讲机快速沟通。

• 着装：前台主接待人员（1人）须着正装，其他人员稍正式一些即可。

2、传播

1）官方稿件调整

由于现场很多因素不可控，包括会议议程的临时变更，都涉及到现场官方稿件的更改。更改部分大多出现在出席嘉宾名单、嘉宾讲话。

2）当天发布及效果监测

发布稿件需事先准备：

• 发布列表应在会前官方稿件产出确认时列出；

• 并事先通知直编媒体大致发布时间，以便及时发出稿件

3）当天效果监测需及时跟进以下事项，并产出微信快报：

• 发布后网站推荐位截图

• 百度新闻收录露出

• 客户端推荐位露出

4）媒体群资料同步及互动

媒体群：

媒体群应在会议前一天建立，适当活跃群，媒体群应注意：

• 媒体老师修改昵称；

• 提醒参会，引导关注大会信息；

• 适当活跃气氛（红包或其他形式）；

• 提醒媒体天气问题及其他注意事项；

• 由于媒体群有太多不可控因素，若有媒体提出敏感信息，应及时通知客户，对齐应对方案，禁忌擅自对敏感信息进行回复。

5）速记：

速记人员配备，应根据会议内容增减速记校对人员，一般情况下，配备1名速记校对人员即可。应做到：

• 与客户确认速记要求（是否要归纳总结标题还是只看对错等）

• 快速上传

• 校对无误

6）照片：

• 专职配备1人；在工作间隙协助速记；

• 挑照片前问清客户需求，选择熟练的电脑系统挑选照片（mac or win）；

• 及时同步客户群。

3、其他

• 远程配备2名工作人员（负责媒介发稿以及现场速记等人手不够的情况，及时替补）；

• 事先了解打印店、厕所等位置；

• 关注天气变化（及时通知天气）；

• 现场稿件修改，由原撰稿人负责稿件修改，如果原撰稿人脱不开身，了解清楚需求后，安排现场有文案经验的员工处理；如现场都忙，由远程工作人员协助解决。

• 若现场受邀媒体出稿慢，为提高传播声量，可由项目负责人提醒客户是否可以先自己铺发一些。

第三章 会后阶段

传播效果跟进与汇总

传播效果跟进

• 一对一沟通媒体出稿情况，及时了解出稿进度并填写进度表格；

• 确认媒体发稿具体时间，及时截图留存；

• 跟进全媒体发布情况，沟通媒体尽量也同时发布*今条头日**等客户端。

传播效果汇总

传播效果汇总应包含KPI要素：

• 发布媒体 鉴于稿件的内容优质程度，发布到权重高的媒体也是可展示的指标；

• 转载率 每篇文章（官方发布+受邀媒体发布）要有链接汇总，计算转载率（转载数/发布数）；

• 推荐截图汇总 推荐截图包含优质转载截图（新浪科技等），此处应盯紧百度新闻收录情况，有优质转载及时截图；

• 百度指数 显示的百度指数应为本月或半年最高峰

• 客户端首页推荐稿件集中发布后，事先关注发布新闻的账号，提高被推荐几率，盯紧*今条头日**、凤凰新闻等客户端首页推荐

注意，既然是承载整个会议的传播，传播在体量上是客观的，邮件最终汇总的风格要尽量高逼格、上档次，区别于日常单篇文章的传播汇报。

3、其他

媒体答谢

• 对于出稿质量好，转化率高的媒体进行回访答谢；并记入白名单；

• 对于不出稿甚至制造麻烦的媒体加入黑名单。

会议复盘

对于会议中出现的问题进行总结复盘，填入该白皮书“常见问题”

第四章 常见问题

1. 媒体接待纰漏，放行会虫

• 辨别会虫，会虫的几点特征：蜂拥而至、行为仓促、只要信封、借机脱身

• 做好防范，签到表不写明媒体具体信息，有序填写，并备注媒体到位详情

• 确认邀请凭证，再发放车马费

• 会前1小时，提前电话媒体，确认行程

• 在会议常办场所，如高端酒店，需要投入更多的人力防范

2. 现场速记、照片上传不及时

如不负责照片挑选正常情况下，校正速记1人即可，所以照片另有1位负责最好，并闲暇辅助速记。

3. 媒体邀请失误

• 应避免媒体邀请不对口的情况发生：

• 先联系，不邀请，确认所属频道；

• 邀请前与客户对齐，有无不良记录，是否有更好人选。

4. 媒体因故未到场

• 会前1小时再逐个打电话确认媒体行程，并备注在备用表格；

• 定好的媒体人不能到场，看媒体同事能否代替参加，并同步其速记。