12.自定义格式
Excel中预设了很多有用的数据格式，基本能够满足使用的要求，但对一些特殊的要求，如强调显示某些重要数据或信息、设置显示条件等，就要使用自定义格式功能来完成。Excel的自定义格式使用下面的通用模型：正数格式，负数格式，零格式，文本格式，在这个通用模型中，包含三个数字段和一个文本段：大于零的数据使用正数格式；小于零的数据使用负数格式；等于零的数据使用零格式；输入单元格的正文使用文本格式。我们还可以通过使用条件测试，添加描述文本和使用颜色来扩展自定义格式通用模型的应用。
（1）使用颜色
要在自定义格式的某个段中设置颜色，只需在该段中增加用方括号括住的颜色名或颜色编号。Excel识别的颜色名为：[黑色]、[红色]、[白色]、[蓝色]、[绿色]、[青色]和[洋红]。Excel也识别按[颜色X]指定的颜色，其中X是1至56之间的数字，代表56种颜色。
（2）添加描述文本
要在输入数字数据之后自动添加文本（如度量衡单位），使用自定义格式为：＂文本内容＂@；要在输入数字数据之前自动添加文本，使用自定义格式为：@＂文本内容＂。@符号的位置决定了Excel输入的数字数据相对于添加文本的位置。
（3）创建条件格式
可以使用六种逻辑符号来设计一个条件格式：>（大于）、>=（大于等于）、<（小于）、<=（小于等于）、=（等于）、<>（不等于），如果你觉得这些符号不好记，就干脆使用“>”或“>=”号来表示。
由于自定义格式中最多只有3个数字段，Excel规定最多只能在前两个数字段中包括2个条件测试，满足某个测试条件的数字使用相应段中指定的格式，其余数字使用第3段格式。如果仅包含一个条件测试，则要根据不同的情况来具体分析。
自定义格式的通用模型相当于下式：[>；0]正数格式；[<；0]负数格式；零格式；文本格式。
实例1：选中一列，然后单击“格式”菜单中的“单元格”命令，在弹出的对话框中选择“数字”选项卡，在“分类”列表中选择“自定义”，然后在“类型”文本框中输入“"正数:"($#,##0.00);"负数:"($#,##0.00);"零";"文本:"@”，单击“确定”按钮，完成格式设置。这时如果我们输入“12”，就会在单元格中显示“正数：（$12.00）”，如果输入“-0.3”，就会在单元格中显示“负数：（$0.30）”，如果输入“0”，就会在单元格中显示“零”，如果输入文本“Thisisabook”，就会在单元格中显示“文本：Thisisabook”。如果改变自定义格式的内容，“[红色]"正数:"($#,##0.00);[蓝色]"负数:"($#,##0.00);[黄色]"零";"文本:"@”，那么正数、负数、零将显示为不同的颜色。如果输入“[Blue];[Red];[Yellow];[Green]”，那么正数、负数、零和文本将分别显示上面的颜色。
实例2：假设正在进行帐目的结算，想要用蓝色显示结余超过$50，000的帐目，负数值用红色显示在括号中，其余的值用缺省颜色显示，可以创建如下的格式：“[蓝色][>50000]$#,##0.00_);[红色][<0]($#,##0.00);$#,##0.00_)”使用条件运算符也可以作为缩放数值的强有力的辅助方式，例如，如果所在单位生产几种产品，每个产品中只要几克某化合物，而一天生产几千个此产品，那么在编制使用预算时，需要从克转为千克、吨，这时可以定义下面的格式：“[>999999]#,##0,,_M"吨"";[>999]##,_K_M"千克";#_K"克"”可以看到，使用条件格式，千分符和均匀间隔指示符的组合，不用增加公式的数目就可以改进工作表的可读性和效率。
另外，我们还可以运用自定义格式来达到隐藏输入数据的目的，比如格式＂；＃＃；0＂只显示负数和零，输入的正数则不显示；格式“；；；”则隐藏所有的输入值。自定义格式只改变数据的显示外观，并不改变数据的值，也就是说不影响数据的计算。灵活运用好自定义格式功能，将会给实际工作带来很大的方便。
13.自动切换输入法
在一张工作表中，往往是既有数据，又有文字，这样在输入时就需要来回在中英文之间反复切换输入法，非常麻烦。如果你要输入的东西很有规律性，比如这一列全是单词，下一列全是汉语解释，你可以用以下方法实现自动切换。方法是：
（1）选中要输入英文的列，单击“数据”菜单，选择“有效性...”命令，在弹出的“数据有效性”对话框中，选中“输入法模式”选项卡，在“模式”框中选择“关闭（英文模式）”命令，单击“确定”按钮。
（2）选中要输入汉字的列，在“有效数据”对话框中，单击“IME模式”选项卡，在“模式”框中选择“打开”命令，单击“确定”按钮。这样，当光标在前一列时，可以输入英文，在下一列时，直接可以输入中文，从而实现了中英文输入方式之间的自动切换。
14.每次选定同一单元格
为了测试某个公式，需要在某个单元格内反复输入多个测试值。但是，每次输入一个值后按下Enter键查看结果后，活动单元格就会默认移到下一个单元格上，必须用鼠标或上移箭头重新选定原单元格，极不方便。如果你按“Ctrl+Enter”组合键，则题会立刻迎刃而解，既能查看结果，而活动单元格仍为当前单元格。
15.生成备份工作薄
对新(老)工作薄执行“文件→保存(另存为)”命令，打开“另存为”对话框，按右上角的“工具”旁的下拉按钮，选“常规选项”，在随后弹出的对话框中，选中“生成备份选项”，确定保存。以后修改该工作薄(A.Xls)后再保存，系统会自动生成一份名称为“A的备份.Xlk”的备份工作薄，且能直接打开使用。友情提醒：如果将上述功能加到某个模板中，则使用该模板建立工作薄后，就不需要进行上述操作，而快速生成备份工作薄。
16.让序号原地不动
有时我们对数据进行排序时，序号全乱了。如果在序号列与正文列之间插入一个空列，再排序时，序号就不会乱了。友情提醒：位于序号前面的列中的内容均不发生改变；为了不影响显示美观和正常打印，可将这一空列隐藏起来。
17.批量删除空行
有时我们需要删除Excel工作薄中的空行，一般做法是将空行一一找出，然后删除。如果工作表的行数很多，这样做就非常不方便。我们可以利用“自动筛选”功能，把空行全部找到，然后一次性删除。做法：先在表中插入新的一个空行，然后按下Ctrl+A键，选择整个工作表，用鼠标单击“数据”菜单，选择“筛选”项中的“自动筛选”命令。这时在每一列的顶部，都出现一个下拉列表框，在典型列的下拉列表框中选择“空白”，直到页面内已看不到数据为止
在所有数据都被选中的情况下，单击“编辑”菜单，选择“删除行”命令，然后按“确定”按钮。这时所有的空行都已被删去，再单击“数据”菜单，选取“筛选”项中的“自动筛选”命令，工作表中的数据就全恢复了。插入一个空行是为了避免删除第一行数据。
如果想只删除某一列中的空白单元格，而其它列的数据和空白单元格都不受影响，可以先复制此列，把它粘贴到空白工作表上，按上面的方法将空行全部删掉，然后再将此列复制，粘贴到原工作表的相应位置上。
18.避免错误信息
在Excel中输入公式后，有时不能正确地计算出结果，并在单元格内显示一个错误信息，这些错误的产生，有的是因公式本身产生的，有的不是。下面就介绍一下几种常见的错误信息，并提出避免出错的办法。
1）错误值：＃＃＃＃
含义：输入到单元格中的数据太长或单元格公式所产生的结果太大，使结果在单元格中显示不下。或是日期和时间格式的单元格做减法，出现了负值。
解决办法：增加列的宽度，使结果能够完全显示。如果是由日期或时间相减产生了负值引起的，可以改变单元格的格式，比如改为文本格式，结果为负的时间量。
２）错误值：＃DIV/0!
含义：试图除以0。这个错误的产生通常有下面几种情况：除数为0、在公式中除数使用了空单元格或是包含零值单元格的单元格引用。
解决办法：修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。
３）错误值：＃VALUE!
含义：输入引用文本项的数学公式。如果使用了不正确的参数或运算符，或者当执行自动更正公式功能时不能更正公式，都将产生错误信息＃VALUE!。
解决办法：这时应确认公式或函数所需的运算符或参数正确，并且公式引用的单元格中包含有效的数值。例如，单元格C4中有一个数字或逻辑值，而单元格D4包含文本，则在计算公式=C4＋D4时，系统不能将文本转换为正确的数据类型，因而返回错误值＃VALUE!。
４）错误值：＃REF!
含义：删除了被公式引用的单元格范围。
解决办法：恢复被引用的单元格范围，或是重新设定引用范围。
５）错误值：＃N/A
含义：无信息可用于所要执行的计算。在建立模型时，用户可以在单元格中输入#N/A，以表明正在等待数据。任何引用含有#N/A值的单元格都将返回#N/A。
解决办法：在等待数据的单元格内填充上数据。
６）错误值：＃NAME?
含义：在公式中使用了Excel所不能识别的文本，比如可能是输错了名称，或是输入了一个已删除的名称，如果没有将文字串括在双引号中，也会产生此错误值
解决办法：如果是使用了不存在的名称而产生这类错误，应确认使用的名称确实存在；如果是名称，函数名拼写错误应就改正过来；将文字串括在双引号中；确认公式中使用的所有区域引用都使用了冒号（：）。例如：SUM（C1：C10）。注意将公式中的文本括在双引号中。
７）错误值：＃NUM!含义：提供了无效的参数给工作表函数，或是公式的结果太大或太小而无法在工作表中表示。
解决办法：确认函数中使用的参数类型正确。如果是公式结果太大或太小，就要修改公式，使其结果在-1×10307和1×10307之间。
８）错误值：＃NULL！含义：在公式中的两个范围之间插入一个空格以表示交叉点，但这两个范围没有公共单元格。比如输入：“=Sum(A1:A10 C1:C10)”，就会产生这种情况。
解决办法：取消两个范围之间的空格。上式可改为“=Sum(A1:A10,C1:C10)”
19.重复表格标题行
在Excel中，用户不仅可在每页表格中重复表格顶端的标题行，而且还可重复表格左端的标题列。
①打开需要设置标题行的工作表，选择“文件”菜单中的“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框。
②单击“工作表”标签卡，在“打印标题”选项区中选择相应选项可在打印工作表的每页中都打印重复的标题行或列内容。例如要将表格*特中**定的行作为每页的行标题时，选择“顶端标题行”选项，如果要在每页有垂直方向的标题时，则选择“左端标题列”。然后在工作表上所需的标题行或列中选择相应的单元格或单元格区域，这时“顶端标题行”和“左端标题列”编辑栏中就会出现所选定的行或列名称。如图2所示。
③单击“确定”按钮保存设置。
20.利用IF函数避免出错信息
①当我们在C8单元格输入公式：=A8/B8，当B8单元格没有输入数据时，C8单元格则会出现“#DIV/0！”的错误信息。如果将公式改为：=IF(B1=0,"",A1/B1)，就不会显示错误信息了。
②同样，如果我们在C8单元格中输入：=A8＋B8，当A8、B8没有输入数值时，C8则显示出“0”，如果将公式改为：=IF(AND(A2=""，B2=""),"",A2＋B2)，这样，如果A8与B8单元格均没有输入数值时，C8也不会显示现“0”了。
21.同时打开多个工作薄
①执行“文件→打开”命令，按住“Shift”键或“Ctrl”键，并用鼠标选择彼此相邻或不相邻的多个文件，然后按“确定”按钮，就可以一次打开选中的多个工作薄。
②执行“开始→运行”命令，在对话框中输入Excel，空格，后面加所要打开工作薄文件的绝对路径(每个文件之间用空格分隔)，确定后也可以打开多个工作薄。
③新建一个文件夹，将需要打开的多个工作薄文件放在里面，然后打开Excel，执行“工具→选项”命令，在“常规”标签中，将替补启动目录用“浏览”的方法指向该文件夹，确定。以后当你再次启动Excel时，就会把那个目录中的所有文件一起打开。
④启动Excel，打开多个工作薄，执行“文件→保存工作区”命令，取名(A.Xlw)、确定保存。以后只要打开该工作区文档，即可打开上述多个工作薄(注意：工作区文件只是保存设置，并不保存文件，所以你必须对每个文件所作的更改另行保存)。
22.滚屏时固定表格头/冻结窗格
选中要固定的表格头的下一行的任意单元格，点击菜单：窗口→冻结窗格，即可实现滚屏时不滚动固定表格头（选定单元格的左侧和上面各行被冻结）。
23.分割、合并列
如将地址字段和邮编字段合并到一起，假设地址在L行，邮编在M行，插入N行，在N2中输入：=L26&"，"&M26，回车，然后用N2右下角的填充柄快速填充一下即可合并列；分割列：选中M列，选菜单：数据→分列：文本分列向导：从其中选择“分隔符号”，然后在下一步中的“分隔符号”中选中逗号，点击下一步，点击完成即可。
24.自动调整列宽
选中要调整的列，从Excel菜单栏中选择：格式→列→最合适的列宽即可。或者选中要调整的列，将鼠标移动到任意被选中的两列的列标交界处，光标会变为带左右箭头形状（就是我们要手动调整列宽的位置），左键双击，OK.
25.平均分布各行/列
在标尺栏上选中相应的行/列：再拖动其中一个行/列的行宽/列高即可调整所有行或列为同一宽度/高度。另外一种方法就是选中相应的行/列，在行高/列宽对话框中直接输入相应的数值即可。