（文/席先鑫）

在行政事业单位工作，经常要使用到文件处理签，这样便于记录领导审签的意见，也便于我们去传达或者安排相关的工作。那么，在日常的使用文件处理签的过程中，我们应该注意以下三点：

一、制作电子模板

每个单位或者部门，根据实际情况的不同，常常有不同的文件处理签样式，但无论是哪种样式，无外乎包括“文件名称”、“拟办意见”和“领导批示”这几栏。很多初入职场的年轻人，喜欢用手写文件处理签，这样虽然方便直接，但是从长期角度来看，其实存在不少的弊端。一是每次都用手写文件名称和拟办意见，是比较浪费时间的，手写得比较慢，而且事多的时候写字容易出错，并且因为是给领导看的，一旦有错字出现，只能重新写，反反复复写几遍，会让自己的身心都感觉到疲惫；二是自己的字不见得别人都认识，如果稍微写快一点使得字迹变潦草了，很可能会导致领导不认识，还需要向领导进行二次汇报，这样十分麻烦，影响了工作效率。所以，最好的方式是，自己用事先根据文件处理签的样式，使用Word或者Excel在相应的打印区域，设置好打印的模板，下次收到相关的文件，只用在电子模板里面修改就可以了，便捷高效，也方便领导查看。

二、细节上多把关

给领导看的文件处理签，需要把文件名称、拟办意见里面相关内容的字体、行间距都按标准格式调整好，因为每次从文印室制作出来不同批次的文件处理签，由于裁剪的原因，可能在长度和宽度上有细微的变化，导致我们之前模板内的字体，变得偏高或者偏低，这就要求我们在使用电子模板时，要针对这些变化做好调整，保证呈现给领导看的内容，在格式上是“完美”的。此外，对待处理签一定要仔细再仔细，认真再认真，特别是在细节上面，千万不要出犯一些低级的错误。比如，在“拟办意见”里面出现明显的错别字，在最后的落款时间上，写的是错误的时间等等，这些看上去是小问题，但是会影响领导对你的评价，甚至严重的，因为你的一些错误，导致领导要重新签批，那就十分麻烦了。

三、认真分类管理

对于每次使用完的电子处理签模板，不要直接去覆盖前一次的模板，而是要编辑好名字另存起来，方便我们及时查看之前的工作记录。这样对于下一次收到和之前类似的文件，我们可以迅速地翻出来之前用过的模板，修改内容后套用就可以了，这样能够大幅度地提高工作效率。除了对电子版的处理签模板要认真管理，对于纸质的签批单我们更要整理好，因为对于一些检查或者考核，经常需要查看领导对于一些文件或者工作要求签批的原件，这个时候领导一声喊要，你半天都找不出来，甚至弄得不见了，那问题就十分严重了。