一
这篇文章针对是初入职场或即将成为综合办人员的小伙伴。
这几年，陆陆续续带了不下10位小伙伴，有的是刚从校门出来的见习生，有的从未接触过但比较喜欢综合办这一类性的工作。
每每遇到制作Excel表格打印时，就会出现很多问题，比如，页边距没有进行调节，导致打印出来的文档显示不全而造成大量浪费纸张。
今天我们一起来聊一聊成为行政人或是职场必须具备的基本的Excel常识。
二
这里，提一个主题之外的话题，就是一定要有意识的节约纸张。
节约纸张的办法有：
- 可以双面打印的文档，尽量安排双面打印；
- 单面用过的纸张，可以放到固定位置，待打印非正式文件时再次使用；
- 单面打印装订过的，可以用来当自己桌面草稿纸使用。
- 还有今天文章的“三”内容，避免出现因文档排版不合理带来的打印不正确现象。
这几年，我一直有这样的工作习惯。它不是“抠”“省”，而是带着主人翁的意识拥有的文明习惯。企业里“主人翁”意识是非常可贵的品质，它是负责任的体现，从某种程度上，可以帮助我们拥有更为顺畅的职场升级之路。
今年年初，知行晓政平台做过一次行政费用的调研，发现文印与耗材管理以23.36%额占据行政日常服务类费用第一位。
所以，从行政服务费用管理的角度讲，行政人节约纸张也是以身作则的表现。
三
01 文件名称一定要修改
文件名问题：下图左一这是什么？看了都会让人不耐烦。无论表格内容做的再完美，它也是半成品。
文件名切记要进行修改，建议存储名是以"时间（月、日）+文件内容+年份"的存储。这是证明你比较专业、懂行的条件之一。
02 文件标题需要排版
文件标题需要调整行距、字体和字号！
文件标题的行高比正文行偏高些，字体和字号也需要与正文有差别，一般情况下，字体加粗、字号比正文大几号。
以上两个表格效果对比后，第一张图片效果显然更得人心。
03 文件列宽需要调整
养成往前多想一步的习惯，如表格列宽调整：根据实际结果的内容来设定列宽。比如下表，“序号”列放到最小，“邮寄地址”需要加宽设置。
04 做好的表格一定要“打印预览”
自己做的表格一旦需要与他人分享，一定要“打印预览”。因为通过预览功能，会避免出现几个低级错误。
忘记设置框线问题
在编辑模式下，Excel表格默认是有灰色的线条分割的，有时候就会忘记，分享给他人后，打印出来不能用！
而“打印预览”功能，能很好的规避！
多出列使表格在一页上打印不完整问题
Excel表格在“打印预览”后，在页面处出现一条虚线，表示一页边距的结束位置。
这样我们可以通过调整列宽或页边距使表格可以在一页上显示打印完整，并且可以根据表格内容来选择合适的“纸张大小”和“纸张方向”。
页边距不合理问题
页边距设置有一个讲究：天大地小，所以上边距要大于下边距。
而左侧边距因要预留装订处，所以左边距要大于右边距。
按照国家标准对公文的设置，上边距为37mm，左边距为28mm，下和右边距设置为26mm。一般使用的表格可以根据实际情况进行设定。
四
我们要做工作中的强人，这个强人不是“通宵加班任劳任怨”，也不是“言辞上我是老大”，而是工作层面上无可挑剔的人，被别人称赞、欣赏，到最后的敬仰！
如何得到这些呢，就需要在每份工作中褒有基本的探索和精益求精的态度。
以上，
祝好。
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