企业可以和员工签电子劳动合同 (签劳动合同网上操作)

电子劳动合同的全面推广应用,可帮助用人单位解决劳动合同签署、管理难题,在降本增效的同时,更好地保障企业和劳动者双方的合法权益,优化营商环境,构建规范有序、公正合理、互利共赢、和谐稳定的劳动关系。目前,全国各地不少省市地区都在积极推广电子劳动合同。那么,对于企业人事部门(hr)来说,到底该如何利用第三方平台签署电子劳动合同呢?

1、签什么?

政策支持之下,电子劳动合同已是大势所趋。但如果将电子劳动合同简单理解为劳动合同的电子化,就太过于狭隘。电子劳动合同不止于劳动合同的电子化,企业利用第三方电子劳动平台,不仅要解决人事合同盖章“最后一公里”的问题,更大的价值在于,打通企业员工在职的“入转调离”全生命周期电子化签署、流转:

①入职阶段/Contract

offer、入职登记表、劳动合同、劳动派遣合同、返聘合同、竞业协议、保密协议、员工手册及其他员工档案…

②员工服务/Contract

在职证明、收入证明等各类证明…

③任职阶段/Contract

调薪确认、绩效反馈确认、合同续签、调岗/调动协议、员工入股协议…

④离退阶段/Contract

合同终止协议、离职证明、工作交接……

针对以上签署文件,企业利用第三方平台,应实现:

①合同类型管理:全面覆盖企业人事文件,对企业劳动合同、劳务派遣以及各类协议合同类型进行管理维护。

②合同模板编制:各类劳动合同、协议模板应可自定义、在线编辑,统一维护。

③合同档案管理:及时归档签署文件的同时,对员工提交各类包括毕业证书、专业资质、个人简历等纸质材料以及在职阶段员工调岗调薪、培训考核等文档,建立并不断完善员工电子档案,便于后续管理。

2、 如何用?

企业信息化基础各不相同,业务需求千变万化。如何用第三平台,根据企业自身情况,可考虑以下几种方式:

①针对传统劳动合同电子化,企业HR系统可与第三方平台集成,由HR系统把需要签署的合同数据通过接口推送到第三方平台,在第三方平台中订立劳动合同;

②针对有信息化有基础的企业,可考虑在HR系统内嵌入第三方平台电子签章功能,实现电子合同合法化;

③对数据安全要求较高的企业,可以考虑由第三方平台提供本地化部署方案。

3、怎么签?

根据人社部《订立指引》,“电子劳动合同订立平台要留存订立和管理电子劳动合同全过程证据,包括身份认证、签署意愿、电子签名等。”

选择利用第三方平台,企业应规范订立流程:

合同发起:建立合同审批流程,对劳动密集型企业应支持批量发起、推送功能;

实名认证:可选择身份核验方式,数字证书认证、EID公民网络身份识别、银联卡身份认证、人脸活体认证、短信验证码等,以确保“真实身份、真实意愿”,确保合同效力。

签章方式:企业应根据自身需求选定签署端、签署模式等,目前市面第三方可支持Ukey签、PC盾签、手机盾签、扫二维码签、银联认证签、刷脸认证签、短信链接签、后台静默签等签署模式,支持在PC、App、H5、微信、手机短信链接等多终端实现电子合同的签署。

保存存证:运用第三方平台,确保员工可以使用常用设备随时查看、*载下**、打印合同完整内容;并对签署后可能出现的法律纠纷,企业还应考虑平台可对接人社电子劳动合同备案系统或第三方自动存出证。

4、 怎么选?

第三方电子合同平台必须要有技术保障。以安证通旗下一签通云平台为例,可以提供六大相互独立又高度集成的云服务子平台:“云认证、云签章、时间戳、云合同、云保全、云司法”,可提供可靠的网络实名认证、数字证书认证与管理、电子印章认证与管理、云签章服务、电子合同会签与管理、时间戳服务和电子数据保全及司法鉴定服务等全生命周期全流程电子签名服务,保证合同内容的真实、完整、准确、不可篡改和可追溯等要求,加强电子劳动合同的“原件”属性。

第三方电子合同平台必须明确多重核验手段,确保身份真实可靠。以安证通旗下一签通云平台为例,采用多重核验手段确保“真实身份、真实意愿、签名未改、原文未改”,确保合同效力。平台实名认证集成了CA服务商的证书认证体系、EID公民网络身份识别系统、银联卡身份认证、人脸活体认证、纳税盘认证、短信验证码等等几乎所有第三方基础*服务性**,实现对互联网社会交易双方的身份进行强认证。