财务对采购流程管理制度 (设备采购合同审核要点)

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财务作为最后一关,需要主动介入各类合同的审核流程。一般而言,公司业务类合同分为销售合同与采购合同,不同合同类型的审核要点是有区别的,本文主要对采购类合同而言的。

采购合同的跟踪管理,财务审采购合同要注意哪些问题

一、不规范现象的描述

由于管理不规范或不到位,采购类合同不规范现象主要包括:(1)采购商频繁变化;(2)同一类型价格不统一;(3)付款后未及时取得发票;(4)没有出入库管理;(4)财务介入晚或没有介入。

二、采购类合同审核要点

在合同拟定过程中,往往是业务及法务在牵头主导合同谈判及条款的拟定。在基本定稿后,财务此时介入是可以的。当财务拿到合同草稿后,需关注以下几点:

一是签约主体,包括对方签约主体是否有资质及实力履行合同,我方签约主体的选择,因为会因为公司定位不同或关联交易需要或税务优惠不同等原因,财务应该在我方签约主体的选择方面要发挥主导作用;

二是看供应商是否稳定,尤其是在经常性采购的一般要求供应商具有稳定性,如果出现供应商变更情况,要及时询问变更的原因;

三是看价格变化幅度。采购价格受到很多因素影响,一旦业务部门提及市场变化因素导致价格变化,这是一个很好的说辞而且也很难查证的。在此情况下,财务就应该结合供应商是否变化再看价格变化幅度是否存在异常状况;

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四是付款条件,是一次性付款还是分次付款;相应的,供应商供货是否与付款条件相对应;

五是发票的取得,是在付款前还是在付款后取得发票。对于付款后才取得发票的,一定要做好跟踪。在实务中,看到太多付款后经办人没有跟进发票的取得,财务也没有发挥提醒或督促的职能;

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六是出入库管理,在接收到产品后,财务一定要做好出入库管理与跟踪,包括数量是否与合同约定相符?存放地在哪里?是否有出入库单据?是否有及时盘库?盘库的结果等等。

七是合同编号是否连续,尤其是采用自己规则进行合同编号的,一旦出现跳号的,一定要询问原因并及时修改。

三、采购类合同的跟踪分析

各类采购往往是公司的大项支出,管理好与坏直接影响到公司是否可以降低成本。这是财务的天然职责。因此,财务在合同审核后,要做好跟踪分析。如何做好分析呢?就是围绕上述第二点所列的七要素进行对比分析,可以按照供应商维度、产品维度、时间维度进行网格状分析,是可以发现问题的。

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