完整的商务邮件应包括邮件标题、称呼、邮件正文、结尾签名四个部分。
一、关于邮件标题
邮件的标题要主题明确、提纲挈领，用简短的一句话概括出整个邮件的核心内容，便于收件*权人**衡轻重缓急，分别处理。
1. 切忌空白标题，如果在未写明邮件标题的情况下不小心误发送，建议追加一封邮件进行说明，并表达歉意。
2. 邮件标题要简明扼要，切忌冗长。
3. 邮件标题要能真实反映邮件内容和重要性，切忌含义不清或无实际内容。
4. 一封邮件尽可能针对一个主题。
5. 回复邮件时，要针对回复内容更改标题，切忌出现大串“RE：”
6. 邮件主题切忌出现错别字和不通顺之处。
二、关于邮件的称呼
1. 邮件的开头要称呼收件人，在有多位收件人的情况下，可以称呼如“各位领导”、“各位同事”等。
2. 如果对方有工作职位，应按职务尊称对方，如“XX经理”。
3. 称呼应在第一行顶格写。
三、关于邮件正文
1. 若与收件人不认识，应先说明自己身份，帮助收件人顺利理解邮件来意。
2. 正文要简明扼要的将事情说清楚，包括时间、地点、相关人员、要求事项等，并合理提示重要信息。
3. 正文内容要准确清晰的表达，不要出现晦涩难懂的语句，如果邮件具体内容过多，可正文只做摘要介绍，并以附件形式详细说明情况。
4. 正文应多用“1、2、3、4”的方式分条说明，保持每个段落简洁、不宜出现大段文字，做到结构清楚、条理清晰。
5. 合理利用表格、图片等形式来辅助阐述。
6. 如果邮件带有附件，应在正文中对附件内容做简要说明，并提示收件人查看，附件要以有意义的名称进行命名。
四、关于邮件签名
1. 邮件的结束语必不可少，可将结束语设计在邮件签名中。
2. 签名文档内容不宜过多，可包括姓名、职务、公司、电话、邮箱、地址等信息。
此外，邮件往来过程中还要正确使用发送、抄送、密送等功能：
1. 发送的对象是受理本封邮件的主体，需要对邮件内容作出回复响应。
2. 抄送的对象只需要作邮件内容的告知，没有对邮件作出回复响应的义务。
3. 发送、抄送的对象要按照一定的顺序进行合理排列，如按照部门顺序、职务顺序等。