供应商考察是采购工作中最容易被轻视的环节,也是被大家误解最深的。供应商考察是逐一落实供应商提供的产品、服务、综合实力实况的重要工作,而不借供应商考察之名,和我在成都的街头走一走……”
供应商考察目的核实、查证供应商的客观情况,并做好记录,作为后续是否签订采购合同的重要依据。具体可以从这几个方面入手
一、 资质证件
最基本的便是营业执照,可以通过现场查验,企查查等网站信息比照,查看是否有营业执照被吊销,超过有效期未更换的情况。若营业执照存在以上问题,签订采购合同的法人主体资格不成立,若合同中存在预付款情况,将面临较大风险。
行业许可,例如印刷经营许可证,证照不齐或者超期,可能会监管部门查封、没收,影响正常供货。
资格类证照,工程行业、专业服务行业比较多,是主管部门颁发的对于其专业能力程度认定证明,这里着重辨别,供应商是否是挂靠单位。
二、 场地场所
正常运营的企业的办公场所,可以从员工工位、茶水间、卫生间、会议室的实施设备看出正常运行的痕迹。办公场地所是否太过“干净、冷清”需要提防皮包公司。
生产场地相对容易判别,所处园区的厂房、设施、设备这些重资产建设周期长,购入成本高,不容易造假。重点考察是否其生产线、关键设备是否具有采购货物的生产能力。比如印刷品,较为特殊的印烫工艺只有几个型号的设备可以完成。
三、 人员构成
与供应商的服务团队充分沟通,了解团队专业水平,人员构成,必要的项目,可以落实团队负责人和核心技术人员的资格证书、社保和洽谈人员是否相符。实际工作中,个别供应商项目负责人、核心技术人员都是外聘或挂靠人员,自身并无专业团队,导致交付阶段问题不断,服务或者货物质量不达标影响交付甚至采购方生产进度。
四、 抵押、质押、诉讼情况
通过裁判文书网等网站查询,配合银行函证方式,查询供应商的厂房、设备、库存原材料及产成品是否存在抵押、质押情况。法人主体是否有未完结的诉讼,供应商负责人是否被列为失信被执行人。如出现以上情况,无法保障正常生产,预付的货款也很可能被冻结,造成采购人损失。
五、 仓储情况
考察供应商的产成品仓储面积、分区、可用仓储容量、周转频率、仓储管理系统以及装卸效率等因素,可以为后续的订单产能比提供参考。仓储是生产销售线路上的蓄水池,起着重要的调节作用,对于采购方来说,更是稳定供应的有力保障!
六、 订单产能比
通过对场地、设施设备、以及人员的考察,可以大体判断供应商理论最大产能与实际产能(服务能力)。可以通过访谈、查阅中标信息、银行函证等途径佐证其订单量,若出现订单接近或者大于产能和现有仓储量的情况,可要求供应商提出供货保障的具体措施,采购人员也需备选同类供应商。
七、 运力保障
疫情期间,很多企业都体会过,原材料收不到,产品送不出的窘迫。从经济层面考虑,多数厂商会将运输工作交给合作的第三方物流公司。相对于自营车辆,提高经济性,降低了可靠性和控制力。可考察供应商是否有参股物流公司,或者制定了切实可行的备选物流方案、应急运输方案,保障产成品运力。
考察人员可以参照以上几个方面,酌情调整考察重点,细化具体指标,并运用德尔菲法等方式对每个指标赋予一定分值。最终通过定性和定量分析,形成供应商考察报告,为最终供应商选择提供依据。