第1条 目的
为规范采购日常订单的处理过程，对日常订单进行及时有效的处理，特制定本办法。
第2条 适用范围
本办法适用于采购日常订单处理的全过程。
第3条 管理职责
1．总经理/董事长负责大宗物资及特殊物资的订单审批，并监督采购部完成订单的全程管理工作。
2．采购部负责按照已通过审核的请购单开立订购单，并按要求全程跟踪管理订单。
3．请购部门按要求填写请购单，积极配合采购部对日常订单的管理工作。
第4条 接受并审核请购单
1．需求部门依据公司教学计划和具体情况，以书面的形式提出采购要求。
2．请购单要详细记录所需物资的名称、规格、数量、需要日期等相关内容并做出预算。
3．采购部需及时接收各需求部门开出的请购单并进行审核。
4．一般请购单由采购经理根据请购单内容、公司采购相关规定和供应商情况来审核，通过后反馈给申请部门，并及时组织开具订购单。
5．大宗物资或特殊物资的请购单，采购经理审核完毕后要上交总经理/董事长批准，经批准后方可开立订购单。
第5条 开立订单
1．采购部要根据已审核通过的请购单及时开具订购单。
2．采购部要及时与供应商联系协调签单的相关事宜，采购部应注意维护公司利益，在允许的价格内，确保交期、质量等方面满足公司要求。
第6条 订单内容规范
采购订单应至少包括以下6项内容。
1．交货方式：交货时间、交货地点、新品交货附带备用零件等规定。
2．验收方式：检验设备、检验费用、不合格品的退换、提前或延迟交货的处理等规定。
3．罚则：延迟交货或品质不符的扣款、违反合约的处理、取消合约等规定。
4．品质保证：包修和包换期限、无偿或有偿换修等规定。
5．履约保证：不能按期履行合同需支付违约金等的规定。
6．仲裁或诉讼：买卖双方纷争、仲裁的地点或诉讼的法院等规定。
第7条 订单编制规范
订单编制人员在编制采购订单时，应完整填写以下5联。
1．供应商联（第一联），作为供应商交货时的凭证。
2．回执联（第二联），由供应商签字确认后寄回公司。
3．物资联（第三联），作为公司控制存量和验收的参考。
4．请款联（第四联），作为结算采购货款的依据。
5．承办联（第五联），由采购部自存。
第8条 采购订单执行
1．公司与供应商签订订单后，采购部要随时关注并紧密跟踪订单执行情况，保持同供应商的沟通，确保订单能顺利执行。
2．加工型供应商要进行备料、加工、组装、调试等过程，存货型供应商只需从库房中调集相关产品并进行适当处理即可送至公司。因此采购部需密切关注加工型供应商的备货进程，确保其能按时交货。
第9条 订单保管
1．为了方便订单查找与使用，采购部应对订单进行分类归档、有序保存。
2．采购部应将采购订单的原件按编号顺序保管；复印件与相关采购申请和往来信件一起，按供应商名字的字母顺序保管。
第10条 制定部门
本办法由采购部草拟，经总经理审批后正式实施。
第11条 生效日期
本办法自下发之日起生效。
