采购合同归档管理办法
第1章 总则
第1条 为了加强本公司的合同档案管理，根据公司采购管理办法与合同管理办法的规定，特制定本办法。
第2条 本办法适用于公司各类采购合同的归档和档案管理工作。
第2章 采购合同归档
第3条 合同复印件的管理规定如下。
1．合同订立后，采购部应将合同文本的复印件送档案管理室（暂由财务部代管，下同）。
2．合同文本复印件送交后，采购部应指定专人负责合同的履行及相关资料的整理工作。
第4条 合同履行完毕后10日内，签订单位应将全部合同资料整理成册，按照时间顺序先后编排并装订成册，正本送交档案管理室，档案管理室接收资料时应当出具收据。
第3章 案保管与借阅
第5条 本公司档案管理室为公司合同的归口管理部门，必须保证合同档案资料的完整和安全。
第6条 由于工作情况需要查阅档案的，应当由查阅部门提出申请，报经总经理/董事长批准同意后，方可到档案处办理借阅手续。
第7条 借阅档案原则上应在档案阅读室查阅，不得带出档案室。确有必要带出档案室阅读的，应经主管领导批准。
第4章 诉讼与仲裁
第8条 发生诉讼或者仲裁的合同，其合同档案中应附有诉讼或者仲裁的全部资料。
第9条 诉讼或者仲裁文书应独立整理归档。基于诉讼或者仲裁的需要，法务部借用原件后应在10日内归还，如果不能按期归还，应说明理由并报经领导阅知。
第5章 合同档案管理责任
第10条 采购部未在规定时间内办理归档手续的，可以对直接责任人予以扣发一个月奖金的处罚。
第11条 借阅档案人丢失档案的，根据情节可以给予警告、记过、记大过、开除、解除劳动合同的处理，并给予扣发3至12个月奖金的处罚。
第12条 合同档案的保存期限为5年，由公司档案处负责保管。
第6章 附则
第13条 本办法由档案管理室制定，经董事会讨论通过后由总经理发布，修改时亦同。
第14条 本办法自颁布之日起施行。
