【案例分析】制度发布的管理流程要怎么做？
我们是一家小公司，以前所有的制度、通知发布都是由人事部统一完成。然而最近财务部来了一位新总监，他喜欢直接将财务制度发布到公司群，可群消息太多员工不一定会认真关注。像最近财务部做了报销流程的改革，很多同事都不清楚导致报销不了，结果这些员工却来找我们部门麻烦，说我们HR没有起到通知作用。我想问问老师们，制度发布的管理流程要怎么做，是统一发布还是让部门自己发布呢？面对这一案例大家又有哪些想说的？
摘要：制度是公司正常经营管理的保障。制度体系完善能够体现公司规范化管理的水平。制度管理作为一项基础管理工作，对基础管理水平有非常高的要求。因为制度体系涉及面非常广泛，如果不能进行有效约束，制度管理本身也会成为公司管理的重大问题。
（本篇请据实取用，计2200字左右。）
制度体系是公司管理水平的重要体现。为了让制度管理工作正常运转，在公司内部制度都是由某个部门作为制度归口管理部门进行统一管理。
一、制度归口管理部门的职责
我们知道，制度并不是简单的文字堆砌，制度内部包含极强的逻辑性，并且在制度展示上也有一定的要求。
1、制定制度框架和制度建设计划
1）制度需求不同
不同部门和不同管理人员对制度的理解不同，就造成对制度的需求不同。作为制度管理部门，应该贴合各部门实际需求，制定公司制度框架，并且根据框架确定制度建设计划。
2）制度分级管控
不同规模的企业对制度管理的力度不同。一般情况下，如果是集团性公司，就会从集团层面开始设置制度，然后是公司层，最后是部门层级。根据组织架构层级的设置，可以多设置一层，比如增加事业部层；也可以少设置一层，比如非集团性质的公司就不必设置集团层。
3）制度建设可作为重点工作
对于制度建设需求比较高的企业，这一部分也可以作为绩效的一部分。在进行年终总结时，通常会将制度建设情况一并向集团领导做汇报，体现公司规范化管理的水平。
2、审查制度合理性
1）审查合理性的原因
如果我们自己管理制度，就会认为制度本应该就制定成这个样子。但是对别人来说，并不清楚制定制度的规则，甚至在违法的边缘游走。比如，和劳动者利益相关的制度，各个部门在制定时就一个劲的罚款，只要不服那就是罚款；人员不合适那就是辞退，从来不去考虑劳动用工风险。
所以，在这类制度发布之前，制度归口管理部门应对制度的合理性进行审查。因为这不仅仅关系到劳动用工风险，还关系到公司的管理水平。要知道，没有不透风的墙，一个以罚款为主的企业在行业中的名声肯定是不好的。
2）审查合理性的内容
审查制度合理性包括两方面内容，一方面是逻辑的合理性。对于同一类型的事务，处理的方式方法是不是一样？对于同一件违纪事情，处罚的额度是不是相同？这是关系到逻辑的合理性。另一方面是制度的合理展示。制度并非简单的文字堆砌，对于制度的文本、字号、行间距、页面设置、段落标记等等，都有要求。如果不进行统一规范管理，那么每个人都有自己的想法，有人会用“一、（一）、1、（1）、①”作为段落标记，也有人会用“1、1.1、1.1.1、1.1.1.1”作为段落标记，这样给员工，甚至给外来人员展示的时候，是一家的制度吗？岂不贻笑大方！
3、统一发布制度并进行宣贯培训
制度归口管理部门要统一发布公司的制度，这样既避免各个部门或者业务模块都有发布制度的权限，也避免了发布的制度样式五花八门，各自为战。
在制度发布完成后，应该进行制度方面的宣贯和培训。在制度宣贯和培训的过程中，应该注意过程痕迹的记录，比如员工培训签到表，制度接收表等文件。
案例中就存在这个问题，制度由人力行政部统一发布，那么财务部总监直接把制度发群里就属于不妥，这种情况人力行政部的管理人员应该悄么声息的和财务总监沟通，制度发布有统一的归口部门，不是这么直接发群里就完事了。另外，报销流程的改革也需要进行培训，即便很简单，有些员工就是不明白，所以制度培训是必须的。
4、制度周期性管理
1）试行
刚开始发布的制度，因为没有经过实践的检验，所以很多人在制度名称后面加上“试行”两个字，确实是一个稳妥的方法。但是，制度不可能一直试行，所以在试行结束后，要根据试行期间的意见进行修改和完善，成为公司的正式制度。
2）废止
制度也是有寿命的。当一项旧的业务被新的业务所覆盖时，那么旧的制度便无法满足新业务的需求。那么，就需要制定新的制度来保证新业务的正常运转，旧制度就需要废止。打个比方，新的薪酬管理制度下发后，一般会在新制度后面附上一句话“与此相悖的制度均废止”就可保证新制度的权威性。
二、制度发布管理流程
不同制度发布流程不同，我们在此之前应该对制度做一个分类。
1、制度分类
基于是否和劳动者权益相关，制度可以分为和劳动者权益相关的制度和不相关的制度。
和劳动者权益相关是指的和劳动者的1)劳动报酬、2)工作时间、3)休息休假、4)劳动安全卫生、5)保险福利、6)职工培训、7)劳动纪律和8)劳动定额有关的制度。其他的制度就是和劳动者权益无关的制度。
2、和劳动者权益相关的制度
依法建立的公司制度才能获得法院的认可，对员工有约束力。和劳动者权益相关的制度，应当经过民&主管理程序讨论协商才能合法有效，这一点在具体执行的时候可能会成为形式，但是没有这个形式就不行。
3、和劳动者权益无关的制度
和劳动者权益无关的制度，经过公司领导的审批之后即可直接执行，无需再走一遍民&主程序。
三、制度重在执行
制度在制定之初就有一个重要的原则，就是可执行。如果制度从网上百度过来，然后稍事修改，无法和公司实际需求相契合，无法接地气，就会让制度沦为笑谈。
制度发布只是开始，并非结束。我们倒着往前推，制度执行不好，可能是员工对制度不理解，那么就是缺乏制度宣贯和培训。如果是员工不配合，那么就要有相应的奖惩机制，对于执行制度不配合的人员，自有一套机制去惩罚。
说两句掏心窝子的话
一旦发现制度管理出现了问题，一定要及时的解决掉。因为破窗效应的存在，一旦财务开了这个不良口子，而不加以管理约束的话，那么其他部门就会效仿，形成不良风气，到时候出了劳动纠纷还是人力行政部的事情，你说气不气？
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（作者：李庆山）