采购预付、分期与延期付款管理办法

第1章 总则

第1条 目的

为规范企业采购账款预付、分期、延期付款结算工作，减少采购风险，避免供应商对企业资金的占压，特制定本管理办法。

第2条 适用范围

1．本办法适用于预付款的申请、审批、执行等工作。

2．本办法适用于提交分期付款申请、支付首付款、按约定分期付款等工作。

3．本办法适用于延期付款的申请、审批及货款支付等工作。

第3条 术语解释

1．预付款是指企业按照采购合同的规定，向供应商预先支付部分款项，以保证采购物资正常供应。

2．分期付款是指采购部在采购物资投产前，向供应商交付首付款，在物资生产的不同阶段分期支付剩余货款，在交货或供应商承担的质量保证期满时付清最后一笔货款的支付方式。

3．延期付款是指企业在进行大宗交易时，因成交金额较大，一时难以付清全部货款，在交货后的较长一段时间内分期支付货款的活动。

第2章 预付款管理

第4条 预付款的适用情况

除以下三种情况，本企业不得采用预付款的结算方式实施采购活动。

1．采购合同中明确规定以“先款后货”的方式结算时。

2．为向供应商争取获得更高的折扣优惠，采购部可向上级主管申请并获得审批后可采取预付款的结算方式。

3．合同中规定超额度进货需先款后货的。

第5条 预付款审批

1．采购部与供应商经协商确定采购付款方式为预付采购款后，经采购部经理审核、总经理审批通过后签订采购合同。

2．采购合同签订后，采购部下达采购订单，并根据采购订单的预算情况计算预付款额，填写“预付款申请单”，上报采购部经理、财务部经理审核、总经理审批。

第6条 付款

1．预付款申请审批通过后，财务部将预付的货款汇入供应商账户，保存汇款或付款凭证，通知供应商查收预付的款项。

2．采购物资质量验收后，采购部根据合同规定，要求供应商开具票据，经财务部校验票据无误后，填写余款的“应付款清单”，上报采购部经理、财务部经理审核、总经理审批。

3．“应付款清单”经审批通过后，财务部按照相应程序补充付款，保存付款凭证，采购部通知供应商查收货款并索取发票。

第7条 建立预付款台账

1．预付款台账应按照采购物资、供应商名称进行分类登记。

2．当供应商有预付款尾款未清时，采购部应按照货款支出的先后顺序填列支付金额、余额及付款日期等内容。

3．采购预付款台账中登记的数据应与财务部的相关数据保存一致，不得扣除已到货但未入库的物资款项。

第8条 预付款检查管理

财务部应定期对预付款账户的以下内容进行核对、检查，追查在预付款操作过程中出现的疑点。

1．核对付款业务是否有对应的采购合同，审查采购合同上规定的预付款额度是否与预付款实际额度相符。

2．查阅预付款总额和明细账，查看余额是否相符、正确，必要时可查阅原始凭证和记账凭证。

3．审查预付款业务是否存在虚假行为。

4．审查采购物资的入库记录，查看是否有重复付款的现象。

5．审查预付款明细账的账龄长短及相关的原始凭证、记账凭证。

第3章 分期付款管理

第9条 提交分期付款申请

采购部向财务部提交“采购资金支付申请”，在申请中详细列明采购物资名称、发票号码、采购计划文书和序号等，并随附采购合同。

第10条 支付首付款

1．财务部对支付申请进行审核，审核通过后送交总经理审批，审批通过后，财务部支付首付款。

2．采购部跟踪财务部付款情况，财务部办理首付款支付相关手续后，及时通知采购部，便于采购部及时与供应商进行沟通，查询货款到账情况。

第11条 按约定分期付款

1．供应商到货后，采购部组织质量部、仓储部对采购物资进行验收，经验收合格，采购部向财务部提交“采购资金分期付款申请”，并随附采购物资验收单。

2．经财务部审批通过后，采购部申领应付账款，及时向供应商结账。

第12条 尾款支付

1．财务部、采购部可根据采购合同中的约定，在供应商物资验收合格后或供应商承担的质量保证期满时支付尾款。

2．如供应商物资验收不合格或在供应商承担的质量保证期内，物资出现质量问题，采购部、财务部应及时与供应商沟通，延迟尾款支付时间。

第4章 延期付款管理

第13条 延期付款前准备

1．采购部应在采购合同签订前，通过谈判向供应商争取较为优厚的现金折扣条件，大宗物资采购的现金折扣条件不得低于 。

2．采购部在签订采购合同时，应权衡各方面因素，避免为企业带来损失。

3．在物资验收合格后，采购部支付 %～ %的货款，剩余货款在 月内付清。

4．如需放弃现金折扣，财务部应先计算放弃现金折扣的成本，确保放弃折扣的成本不低于享受折扣的收益，经财务部总监、总经理审批通过后执行。

第14条 延期付款实施程序

延期付款的具体实施程序，视国际采购或国内采购、采购方式、结算工具等的不同而不同。一般来说，实施时可遵循下列程序来执行。

1．采购部与供应商在采购合同中规定，在采购合同签订后的一定时间内，采购部凭供应商提供的出口许可证影印本、银行提供的退款保证书或备用信用证支付部分货款。

2．按照采购物资的交货进度，财务部分期支付少部分货款。货款支付方式可选用远期汇票或期票。

3．剩余大部分货款，根据现金折扣条件规定的期限进行支付，货款的支付方式可选用信用证支付。

第5章 附则

第15条 编制单位

本办法由采购部负责编制、解释与修订。

第16条 生效时间

本办法自××××年××月××日起生效