一、完成查新报告的基本步骤
1、检索员可根据查新技术要点，将检索出的文献分为一般相关和密切相关两类，并结合对比文献进行比较分析，以确定项目的新颖性，并草拟相应的报告。
2、必要时向查新咨询专家就项目新颖性进行咨询；
3、查新员填写查新报告；
4、审核员审核查新报告；
5、查新员修改查新报告；
6、查新员、审核员签字，盖章。填写完成日期；
7、整理报告附件；
8、提交报告；
9、交付报告与文件归档；
查新报告完成后，查新员按查新合同约定的时间、地点向委托人交付查新报告，并收取查新费用。
根据《科技查新规范》，完成查新后，查新员需要对所有查新文件进行归档。归档的内容通常包括：查新委托书、查新合同、技术资料、文献检索结果、密切相关文献的全文复制件以及查新咨询专家的意见。
二、查新报告质量评定
1、基本信息的表述是否正确
查新报告中的基本信息包括查新项目的科学技术要点、查新点、项目名称及英文译名等。
科学技术要点在查新报告中通常以查新合同中列出的科学技术要点为基础，结合查新委托人提供的科学技术资料进行简要阐述。
查新报告中的查新点和查新要求一般与查新合同中的一致。
科学技术要点的表述要客观、全面、准确，避免冗长、累赘、夸大或出现国内、国外首创等评述及结论用语。
查新点要能够准确、客观地表达查新项目的新颖之处，而非项目研究内容的简单罗列。
2、相关信息采集是否准确
相关信息采集或文献检索是科技查新工作最重要的环节，也可以说是查新成败的关键。
要求进行查新工作的查新员需要在选择检索词、检索策略和文献数据库方面具有正确的判断力。此外，信息采集手段不仅限于国际联机检索和网络数据库检索，对于产品类查新项目，利用网络搜索引擎检索Internet上的信息也是很重要的。
一个好的查新项目文献信息采集质量的标志是：
相关文献尽可能全；
相关文献内容与委托项目技术内容尽可能贴切；
最密切的相关文献不能少；
冗余文献一个都不能要。
3、相关文献的分析和著录是否正确
根据《教育部科技查新规范》，在文献检索过程中需要对检索结果进行分类，分为不相关、相关和密切相关三类。
对于相关文献，需要进行进一步的分析和比对，将其研究内容与委托项目的查新点进行对比，以确定其与研究课题的相关性。
这一规范要求科研人员在查新过程中更加科学、系统地进行文献筛选和分析，确保研究成果的准确性和科学性。
密切相关文献是指“它公开的主题，在实质方面与查新项目的主题最为近似”的文献。
在查新报告的撰写中，需要准确区分密切相关文献和一般相关文献。
对于密切相关文献，必须提供其全文复印件，并对其核心研究内容进行实事求是的引述。同时，需要认真比对其研究内容与查新项目相关内容，以保证查新结果的准确性。对于一般相关文献，可以进行概括性说明。
4、查新结论的表述是否客观、准确、清晰
查新结论是查新工作和查新报告的最终目标，其重要性不言而喻。
在项目审评过程中，查新结论往往是评审专家及主管部门正确评价项目的新颖性、创新性的关键所在。
因此，能否得出准确、全面、有说服力的查新结论，直接影响着评审专家及主管部门的决策。
为此，查新人员在查新过程中应该严谨认真，善于发现问题、解决问题，力求得出具有科学性、客观性和可靠性的查新结论，以满足评审专家及主管部门的需求。
针对每个查新点，查新结论部分应当进行新颖性判断，确保结论客观、准确、清晰。若存在内容交叉或重复，也可以给出综合性的结论。
由于国内外科技水平尚有较大差距，结论一般可按国内外分开来写。
若项目查新点已有密切相关文献，就应比较两者的内容差异、发表时间的先后等，作出相应的文字表述。
查新结论的表述一般要求：
（1）结论客观。
完全以文献中的事实、数据为依据，不受各种主观、客观因素影响。
（2）结论准确。
查新员在比较、分析、综合过程中要耐心仔细地阅读文献、反复比对分析，保证结论正确、可靠。
（3）结论表述清晰。
结论要简明扼要，不留歧义，避免给人以含糊不定的感觉。
对于过于具体或属于细节的查新点内容，若无法检索到相应文献进行对比，则应明确说明相关文献未提及相关内容，而不是简单地得出未见报道的结论。
5、查新报告文字表述是否准确、规范
对于查新报告的各个部分，评定应从以下方面进行考虑：
文句的通顺与专业化词汇的使用，国际单位制的贯彻，译文的准确性，整篇报告文体的统一性，结构的明晰性以及错误拼写的存在情况。这些方面的评定有助于确保查新报告的学术性和专业性。
想要省却判定科技查新质量高低的烦恼，还是去科技部认定的一级查新机构去做科技查新报告。
掌桥科研的科技查新是由科技部批准的第一批查新机构【中国化工信息中心】出具报告：
查新-科技查新-查新机构-【掌桥科研】
