我们进入下意识浪费时间习惯的处理方法第三回。
生产率的“专家”都喜欢说“谁的一天都是24小时”，但很少有人能很好地管理好这24小时。
即使制定了完成项目的计划，或是对某项功能进行编码的计划，也会被会议、电话、邮件、“紧急”任务打断，无法按计划进行。
但是，日程表是每天的立脚点，是可以用来集中精力做对自己来说重要的事情的稳定平台。
制定好的日程没有含糊的地方，不会被他人的反复无常所左右。它是通过结构、过程、为了集中精力完成适当的事情而给予精神上的余裕而形成的。
为了能帮助你度过安稳的一天，我们总结了几个最实用的方法。
既可以选择适合自己的，也可以将几种方法组合起来，制定出提高专注力和明确性的“终极一天的日程”。
目录
- 制定日程不可或缺的5个要素
- 1.优先MIT(最重要的任务)
- 2.*锁封**整块时间
- 3.使用pomodoro技巧
- 4.利用超节奏(50 ~ 90分钟全力专注)
- 5.总结同一类型的任务
- 6.将任务的准确所需时间列入日程
- 7.邮件和聊天要集中进行
- 附赠:A/B日程表
制定日程不可或缺的5个要素
在学习如何安排日程之前，“对你来说‘好日子’是指什么样的日子”？先找到这个简单问题的答案吧。
有必要长时间集中注意力不被打断吗？还是想开会、头脑风暴、和同事合作度过一天呢？
想在下午5点准时结束工作吗？还是不顾深夜埋头做项目？
知道了对自己来说理想的一天是什么样的，就会知道怎样制定日程才能成为理想的一天。另外，还能帮助你理解自己为什么要那样使用时间。
你可以把所有的时间管理技巧都学到手，但如果你没有把时间用在对自己来说重要的事情上，那就没有任何意义。
当然，我们并不是生活在一个理想的世界里，所以必须考虑到各种各样的干扰因素。
在工作日的日程中，有必要加入下面的时间。
1.专注于重要工作和任务的时间。这个满是工作时间的日子也许是“理想的日子”。
2.“做别人委托的事情”的时间。是指为了参加别人委托的会议或履行其他义务的时间。
3.杂活时间。是指为了回复邮件、更新文档等每天进行的“维护”工作的时间。
4.休息充电的时间。
5.在完成各种任务时，前期准备的“例行动作和仪式”的时间。准确地说，并不是“任务”，而是利用某种仪式，给予自己能量和集中力，使之朝正确的方向前进，才是好的日程安排。
好了，这样就做好了制定现实日程的准备。
让我们来详细了解一下具体的方法吧。
1.优先MIT(最重要的任务)
“首先做最重要的工作或最有影响力的工作”，或许是世上最被低估的日程安排技巧。
当然，我们并不是只做MIT(最重要的任务)度过一天。但是，MIT是一直没有着手的课题，或者是一旦着手就能让事物以有意义的形式向前推进的课题。使用MIT日程安排法更好的理由有很多。
•每天都有干劲。根据进步的原则，从能够马上整理、获得些许胜利感的任务开始，会非常有动力。
•能很好地利用每天有限的“生产性”时间。调查显示，一天的生产性时间只有2小时48分钟(大部分是上午)。
应该在不太可能被他人打扰的时间段做需要集中力的工作。一天的开始是安静的，没有那么忙。
•在一天结束的时候，你会感受到更强烈的成就感。不管怎样，会觉得自己做了一件有意义的事。
•有助于设定一天的优先顺序和状态。一天开始做的事情，往往是当天做得最多的事情。
毋庸讳言，为自己留出时间并不简单。正因为如此，一定要先做MIT，不要被其他的事情分心，要珍惜MIT。
具体来说，就是把工作时间(30 ~ 90分钟左右)在日历上冻结，开始工作前不打开邮件或聊天(打开的话，会优先考虑别人的优先事项)。
2.冻结整段时间
冻结整段时间，是指以各类任务为单位，用专用的时间“块”填满整个日程。
也就是说，一边确保以下的时间，一边以紧凑的日程开始一天。
- 做需要专注力工作的时间
- 做杂事的时间
- 休息时间
当你看到满满当当的日程安排时，可能会觉得很压抑，但一天的结构就被这样构成了。那么，为什么人类会有意识地想把日程安排得满满的呢?
因为如果把想做的任务和活动填满日程的话，就不容易被别人偷走时间。不会对外界的要求做出反应，能正确把握自己的时间该如何使用，也容易说“不”。
巧妙地*锁封**时间的秘诀是认清现实加上随机应变。
封闭时间的日程表只是一个模板，并不是决定性的东西。
不会被“紧急”的任务或看起来很忙的工作所左右，能够从大局出发集中精力工作。
3.使用pomodoro技巧
pomodoro技巧是比较简单的日程安排法，可以和这里介绍的大部分方法组合使用。
所谓“pomodoro”，是指不被中断地专注于一项任务的25分钟的“时间块”，之后休息5分钟。
目标是重复三到四次“pomodoro单位”。之后，进行长时间的休息来消除疲劳。
使用pomodooro技巧制定日程时，请在空闲的时间框中加入pomodoro单位。
例如，午饭后的下午1点到下午3点之间有一段完整的空闲时间，这时可以加入pomodooro单位。
开始会话的时候，选择4个想要集中注意力的任务，然后启动工作计时器。
这个方法的优点是，即使反复专注也不会感到疲惫。25分钟对于远离分心源的时间来说是比较短的。
另外，即使当天只完成两项任务，也能集中精力工作50分钟。
4.利用超节奏(50 ~ 90分钟全力专注)
人的能量水平在一天中是不一样的(经历过下午魔鬼时间低谷期的人应该知道吧)。
在需要休息之前，能量达到“峰值”的90分钟循环被称为“Ultradian Rhythm”。
也就是说，在一天中，有两种时间段，一种是自然清醒、容易投入工作的时间段，另一种是休息比较好的时间段。
知道自己的身体到达顶峰的时间段后，就按照这个节奏来制定一天的计划吧。集中精力工作50 ~ 90分钟后，休息20 ~ 30分钟。
5.总结同一类型的任务
可以通过总结相同的操作，减少大脑切换的次数。专注于同一类型任务的时间越长，工作就越顺利。这个方法也可以推广到整个星期。
例如，管理工作全部安排在“星期五”，或者销售活动全部安排在周二和周四。
总结工作的时候，要意识到自己的能量习性和倾向。如果下午比较容易进行创造性的项目的话，请把这些任务集中在下午。
6.把任务的准确所需时间列入日程
制定日程时需要克服的最大难题是，即使是过去有过经验的任务，也不能正确估算所需时间。
但是，这是时间管理的基本。如果不能正确估计所需时间，任务的进展和恢复就会延迟。
在完成一项任务后，将花费的“实际”时间切实反映在日历上。
例如，在日程安排上，为该任务设置了30分钟的*锁封**时间，但实际上需要1个小时，那么就把*锁封**的时间框改为1个小时。
这本身是一种很好的练习，但是这个方法要在以后才能发挥真正的价值。
接下来，在制定下周的日程安排时，把以前做过类似或完全相同的任务的内容复制粘贴到日程安排上。
大部分人每天或每周都有重复的任务，所以用这个方法就能知道实际需要的时间。
7.邮件和聊天要集中进行
大部分人每天都在邮件、聊天、“核心工作”(职务明细表中记载的业务)之间来回奔波。
实际上，根据我们的调查，大多数人平均每6分钟查看一次邮件或聊天。但是，这样的话，每天完成任务的能力就会受到严重的负荷。
因此，如果把沟通集中进行，就能提高团队的生产效率和创造性。
这个日程安排法确保了一天中的某个时间段查看邮件和回复聊天信息。作为经验法则，推荐以下时机。
1. MIT结束后
2.能量下降的下午时段
这样的切换，如果在比较喜欢交流的团队中工作，可能会觉得特别困难。
一定要向团队说明，为什么自己不能在线，在真的紧急的情况下怎么做才能和自己取得联系。
附赠:A/B日程表
- 有时候不是以一天为单位，而是以周为单位制定日程比较好。
- A/B日程安排是根据日期改变目标和优先事项的方法。这样一来，就不会有拖延重要工作的罪恶感了。
- 例如，如果一天中有编码的时间和管理团队的时间，就有可能分心。因此，把一周分成A计划(编码日)和B计划(管理日)。
- 如果不能很好地将工作分为这两类，那就试着将工作分为“自由、专注、留白”。也就是说，将一周分为以下三种日子。
•从事个人工作的自由日子
•专注于核心工作的日子
•完成计划、管理、其他“紧急任务”的留白日
专业人士会坚持日程安排。外行会被生活打扰。
日程，不仅仅是“有安排的日历”。声明对自己来说什么是重要的，在什么上有花费时间的价值。
我们每天都在自动驾驶中度过，很少考虑自己的时间用在了什么上。这是个问题。
需要集中力和创造性的工作和杂务现在是如何平衡的，不勇敢地正视的话，细小的事情就会潜入日程的各个角落。
因此，在行动之前先停下脚步，问“现在最重要的是什么?”养成这样问自己的习惯。
没有必要把自己的日程安排交给别人。
越是好好管理自己的时间，就越能强烈地感受到自己的进步。