采购管理者在构建合规的采购流程方面，需要深入学习，通过流程控制实现业务合规和提高效率的目标。在小型企业进行采购时，刚性的流程可能会妨碍其灵活性，但随着公司规模的扩大，流程管理变得尤为关键，采购管理者需通过流程控制来实现业务合规和提升效率的目标。
作为采购管理者，首要任务是深入学习如何建立合规的采购流程。通常，采购流程包括预算、请购、询价、比价、订单或合同、验收、入库、发票和付款等9个步骤。最基本的合规控制原则是“四分开原则”，即申请采购、下发订单、验收入库和付款由四个不同的人执行，以避免权力过于集中和弄虚作假。
以下按照从预算到付款的顺序介绍这9个步骤的合规管理：
1.预算
预算作为资金计划的基础，对采购至关重要。公司预算的来源由采购申报、使用部门申报和将上一年的采购价格削减作为本年预算3大部分构成。不同来源有其优缺点，采购管理者需要灵活运用，并在预算内控制采购价格。
此外，为了更好地制定预算，采购管理者可以引入成本降低的动力，鼓励采购团队提出创新的成本降低方案，并逐步将这些方案融入到采购预算中。
2.请购
请购是采购对使用部门输入的控制点。请购分为计划内预算内、计划内预算外和计划外。计划内且预算内的请购最符合管理要求，可考虑简化审批流程。超预算的请购需要与使用部门一同分析原因，并报告上级领导审批。
在请购环节，建议采购管理者与使用部门保持密切沟通，以深入了解实际需求，避免因信息不畅导致的预算超支。
3.询价
询价环节容易产生违规问题，一家公司如果没有非常完善的询价工具和监控机制，就会发生3种典型的违规：
- 采购一人控制整个询价环节，将目标价格泄露给某家供应商，失去公平性；
- 公司内部人员在询价期间打听各供应商报价情况，之后给某家供应商通风报信；
- 供应商相互串标，哄抬价格。
因此将主导权交给采购，其他公司人员不得参与招标。这不仅增加了对采购的信任，也便于日后出事追究责任。同时，应建立供应商绩效评估机制，以综合评估供应商的信誉、交货准时性、售后服务等因素。引入合规性审核步骤，确保询价过程中的透明度和公正性。
4.比价
比价是内控的关键。在完成询价后，采购需填写比价表，反映中标价格与预算的比例。审批者需了解中标价格与预算比例的原因，确保在合理范围内。为增强竞争，订单金额越大，参与比价的供应商数量应越多。
在比价环节，采购管理者可以引入数据分析工具，对供应商的历史性能进行分析，以选择最符合公司需求的供应商，并确保合规性。
5.订单或合同
订单或合同是采购活动的法律控制点。对于长期供货协议，采购只需下订单；对于没有签署合同的采购任务，需先拟定合同并在签字盖章后执行。这会涉及下列3个控制点：
- 合同和订单的模板。在有法务的公司，采购要让律师提供所有合同和订单的模板。在没有法务的公司，采购只能用其他公司的合同文本作为模板。
- 分级审批。订单金额越大，供应商违约后公司承担的风险和损失也就越大，这就需要对不同级别的员工按照不同金额设置审批权，达到兼顾风险与效率的目的。
- 有的公司会要求财务总监和运营总监参与审批金额较大的订单。
在合同签署阶段，采购管理者可以与法务团队密切合作，确保合同文本严谨、合法，并充分保护公司的权益。
6.验收
验收是供应商完成订单的依据。验收控制点包括专职验收或多部门联合验收，以确保合规性。验收时间需符合合同规定，避免因时间延误而导致损失。
在验收环节，建议采购管理者定期更新质量标准，适应市场和技术的发展，确保验收流程更贴合实际，同时与供应商建立紧密的技术支持合作关系，以确保验收过程中技术参数和性能的准确性。
7.入库
入库是采购与仓库的工作交接点。对于直材和间材，入库无需采购亲自到场。实物和系统入库操作分别由入库员和仓库主管负责，以杜绝“走空”问题。这种一进一出的控制方式有助于杜绝潜在的“走空”问题。
在入库环节，采购管理者可以推动仓储团队建立高效的入库流程，确保实物与系统的准确匹配，以防止“走空”等风险发生。
8.发票
发票的准确性对于财务至关重要。在一些大公司，发票直接送至财务，避免采购既控制价格又控制付款的情况。但是，一般的公司财务没有能力跟供应商对账，这就需要采购来收发票做请款。既然由采购来做，就需要注意下列3个控制点：
- 发票内容要准确。如果等到付款日才发现发票有问题，供应商只能到税务局将发票作废再重新开具发票，这会耽误账期。
- 发票提交要及时。有的采购忙起来就会忘记请款，导致发票过了6个月的有效期，供应商必然投诉。
- 避免个别采购权力过大。按时付款率作为衡量采购业绩的重要指标，一定要落实到位，这关系到企业的信誉。
在发票管理环节，建议采购管理者通过建立自动化的发票审核系统，提高审核效率，减少人为错误。
9.付款
付款是采购业务的终点。付款的操作和审批由财务和总经理负责，但采购需要协助财务与供应商协商延迟付款、支持对账工作、通知财务执行新价格和税率变化。采购需要时刻了解付款计划，以便及时与供应商沟通，避免出现付款问题导致供应链中断。
此外，在付款环节，采购管理者可以积极协调内外部各方，确保供应商得到及时、准确的付款，维护厂商关系，促进未来业务的良好合作。
在日常工作中，采购管理者还应关注各种单据模板设计、单据编号规则、物料编码规则、订单与合同的保管等知识。这些方面的规范管理将有助于提高采购流程的严密性和合规性，为企业的长期发展奠定坚实基础。通过不断优化流程，提高效率，采购管理者能够为企业创造更多价值，确保整个采购生态系统的健康运行。
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