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采购询价函是采购询价的常用方式，而撰写询价函更是一个技术活！
如何通过询价函向供应商明确自己的具体需求、获得想要的供应商信息；如何在询价这一步体现出企业采购的专业度等等，都是采购需要思考的问题。
我们梳理了一些采购询价函的拟写思路，期望从最简单的环节开始帮助采购小白提高工作效率。
01
明确采购询价函目的
询价（request for quotation）简称RfQ，是企业采购的一个 常规流程 ，是企业向供应商或潜在厂商提出计划采购特定产品或服务，请对方报价的互动过程。询价单除了在外贸中常用，在制造企业、企业招投标文件里也经常出现，询价用的文件我们称为询价单/询价函。
询价函的目的往往不是为了得到一个数字，而最好是得到企业想获得的报价内容。
因此，询价函通常还会包括 产品的规格 ，让供应商知道需要采购产品的规格，依此规格与数量进行报价。在询价逻辑上， 产品规格越详细，报价的结果越准确。
询价单对应会有报价单，后续通常选择了哪家供应商，则报价单也会相应成为合同的一部分，成为有法律约束力的文件，因此针对报价信息的完整，询价函的完整度不容小觑。
02
采购询价函通常包含的内容
采购询价函越完整，能够获取到的信息也就越充分，特别是在面对新对接的供应商，询价函也是了解供应商实力的一个切入口。
我们认为一个完整的询价文件至少应该包括以下信息：
1.询价项目的“产品/零件/品名”与“物料型号”
“产品/零件/品名”与“物料型号”在每一家供应商内部中往往都有其独特的代表性，特别是物料型号中一个数字的不同可能就是版本的不同，需要在询价时仔细核对，与供应商对齐信息。
2.询价项目的“需求数量”
通常供应商在报价时都需要知道买方的需求量，这是因为采购量会直接影响到报价的计算。比如 “年需求量”、“季需求量”甚至“月需求量”、“单次订购数量” 等等。采购量也是让供应商分析其自身产能是否能满足采购需求的一个指标。
3.询价项目的“产品规格书”
规格书是一个描述采购产品品质的工具，在生产制造领域应包括最“新版本”的技术工程图面、测试规格、材料规格、样品、色板等有助于供应商报价的一切信息。如为国际采购，以双语(Bilingual)形式呈现以便于沟通。
4.询价项目的“品质”要求
表达询价项目品质规范要求的方式有许多种，通常可以使用以下几种方式呈现。采购人员很难单独使用一种方式便能完整表达对产品或服务的品质要求，应该依照产品或服务的不同特性，综合使用多种标签来进行。
包括但不限于： 产品品牌或同级品、商业标准、材料与制造方法规格、性能或功能规格、工程图面、市场等级、样品、工作说明书 等等，总之在时间允许的前提下，报价拆分越细越好。
5.询价项目的“报价基础”要求
“报价基础”通常包括 报价的“币值”与“贸易条件” 。国内买*比卖**较单纯，通常都以人民币交易，贸易条件不是以“出厂价”就是以“到厂价（运费是否内含则另议）”来计算。国际贸易则视汇率的稳定与否做有弹性的报价方法。
6.企业采购的“付款条件”与“付款时间
付款条件是影响供应商报价的因素之一，通常有“阶段性付款”的方式，供应商也会在报价时提出其不同的要求，最后的付款条件则需买卖双方经协议后所订定。
对于付款条件需要明确注明其时间计算的 “付款起算日” ，比如在国际贸易中通常国内供应商一般是以出货日(Shipping Date)、发票日(Invoice Date)或装船日(On Board Date)来起算付款到期的时间。这时如果国外买主的认定为抵达日(Arrival Date) 甚或到厂日 (Receiving Date) 为起算日，中间就有可能相差一个月的时间。
7.询价项目的“交期”要求
交期的要求包括买方对采购产品需要的时间，以及卖方需要多少时间来准备样品、第一批小量生产，及正常时间下单生产所需要的时间。
8.询价项目的“包装”要求
包装方式在供应商估算价格时占有很大的一个比重，除了形状特殊或体积庞大的客户订制品外，供应商对于包装都有其使用的标准纸盒、纸箱以及栈板等包装材料。 如果没有另外提出特殊的包装要求，供应商都会以其标准的包装方式来进行估价。
有时也不会在报价单上详细注明其标准的包装方式，此时采购如果不去察觉，日后再追加包装要求，不仅时间被拖延，对于比价的作业也会造成不利的影响。
此外，供应商在了解买方的包装要求后，也可提供建议是否能考虑采用标准包装，或以拼货拼柜的方式来降低出货成本。
9.“运送地点”与“交货方式”
国内买卖的交货方式常以铁路、公路为主，国际采购中的运送地点与交货方式更复杂，这些决定了运费价格的计算与报价。
10.询价项目的"售后服务"与"保证期限"要求
在采购一些大型专业设备时，供应商一般都会提供基本的售后服务与保证期限。如果此时有特殊的要求，例如要求延长保证期限，或改变售后服务的内容等等，因其牵涉到采购“总持有成本(Total Cost of Ownership, TCO)”。
11.供应商的“报价到期日”
为了方便采购比价，报价的到期日应该让供应商有所了解，对于较复杂的产品，应该给予供应商足够的时间来进行估价。
12.“保密协议”的签署文件
在一些新产品开发的询价上，由于牵涉到业务机密，为了不让竞争对手知道，企业会进一步让供应商签署一份“保密协议(Non Disclosure Agreement, NDA)”的文件，要求供应商在一规范的年限内不能将新产品计划的名称、采购数量预测、询价的技术要求、规格等等信息向外界透露。
13.采购询价对接方式与报价说明
与供应商保持联系，特别是采购的项目复杂且具技术性时，及时解决技术核对等报价相关的问题。
报价说明是指需要确定报价是否为综合价格，是否包含 设备购买费、运输费、培训费、人员驻场服务费、人员差旅费、电话、各种税费（含报关税）、远程上门服务费、售后服务费、安装调试费，以及增值税专用发票 等综合费用，特别是要 确定报价是否需要支付报价外的其他任何费用 。
03
采购询价函的隐性风险
询价函里除了计划采购的产品名称外，一般还会包括其他的信息，比如付款条件、产品规格、品质等级等。
但采购询价的本质还是在获取有利于采购企业的报价，因此，我们还需要注意其中的一些风险：
PART.01
虚报采购量
在询价时企业采购通常都有一个 通病 ，那就是 怕量少而无法得到好价格，便把需求量或采购量虚报高量 。
虽然采购能够拿到量产的价格，如果在真正推进采购谈判，无法达到报价的预期数量时，供应商往往会再次提高价格，或在其他方面减少对客户的服务，或停止供应，会出现反复在询价谈判价格阶段消耗时间。
因此，与供应商沟通需求量，采购不妨也可拿出市场预测来说服供应商正常报价，才能顺利达成合作、持续供货的目的。
PART.02
控制询价供应商数量，在精不在多
询价时让不同的供应商报价，最后选择最适合的厂商交易，是很正常的。但询价过多也会出现新的问题，比如供应商也会知道其他的供应商的报价，甚至相熟的供应商之间出现串通抬价的可能。
与其在比价环节消耗时间，不如先在筛选供应商上分配更多的时间，筛选出目标供应商，再细致询价。
采购询价函有时是采购新人的入门任务，看似简单的问价，其实深入研究后也会出现很多我们需要持续学习的地方
采购询价事情虽小，但是在部分行业与领域专业性要求依然很强。一问一答之间，都是采购价值的体现。
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