作者：陈枚花 北京市盈科（广州）律师事务所 实习律师
因建筑公司施工项目较多、施工项目地点分散的特点，为方便经营，建筑工程施工企业普遍通过使用项目部印章的方式以更高效率的解决施工项目的具体问题。但项目部仅是建筑公司企业的内部机构，不具有法人资格也不具体独立承担责任的主体资格，因此使用项目部印章存在很大弊端及风险，建筑公司会因为授权不明确或者项目部滥用项目部印章而给建筑公司造成不必要的损失。本文作者拟和您探讨分析使用项目部印章所存在的风险及相应的风险控制措施。
一、在工程实务中，项目部印章的刻制和使用存在较多的不规范现象
首先，根据国发〔1999〕25号《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》第二十二条"国家行政机关和企业事业单位、社会团体的其他专用印章（包括经济合同章、财务专用章等），在名称、式样上应与单位正式印章有所区别，经本单位领导批准后可以刻制"、第二十三条"印章制发机关应规范和加强印章制发的管理，严格办理程序和审批手续。国家行政机关和企业事业单位、社会团体刻制印章，应到当地公安机关指定的*章刻**单位刻制"之规定，项目部印章的刻制程序较为简单，只需单位领导批准后到公安机关指定的*章刻**单位即可刻制。同时，法律法规对项目部印章的管理并没有明确的规定，施工企业的印章管理制度仅是企业内部文件，仅在企业内部具有管理和监督作用，对外无法达到理想的免责效果。
其次，在工程项目管理实务中，项目部印章使用存在很多不规范的现象，主要包括：
（一） 以项目部或者企业名义对外签订专业分包、劳务分包、材料采购、设备租赁等合同并加盖项目部印章（甚至是伪造的印章），但没有经过施工企业的合同管理流程进行审批，导致施工企业不掌握项目部下游合同的签署及履约情况，且较容易出现对企业不利的条款。
（二） 在建筑施工合同已经签订的情况下，项目部与建设单位书面签订补充协议并加盖项目部印章（甚至是伪造的印章），在补充协议中对建筑施工合同的工期、价款等作出实质性修改，使施工企业面临风险。
在借款协议、担保协议等等其他的协议书、合同上加盖项目部印章（甚至是伪造的印章），往往因此确认了与施工企业没有关系的债权债务，导致施工企业承担不必要的债务。
二、关于使用项目部印章所签订合同的效力及风险分析
（一）在出现前述不规范使用项目部印章的现象时，使用项目部印章对外签订协议、合同的效力在司法实践中被如何认定？经检索相关案例，我们总结有以下几个具体情形：
情形一：项目经理（或项目负责人）使用项目部印章对外签订合同的，被认定为职务行为，由施工企业承担民事责任。
【参考案例】河北中凯建设工程有限公司、南通鼎业脚手架工程有限公司建设工程合同纠纷一案；河南省平顶山市中级人民法院，(2019)豫04民终1060号民事判决书。法院认定：涉案合同是甲方河北中凯建设工程有限公司汝州项目部与乙方南通鼎业脚手架工程有限公司签订，在甲方落款处有张稳乔的签字并加盖有河北中凯建设工程有限公司汝州项目专用章。一审南通鼎业脚手架工程有限公司提供的收条上同样加盖有河北中凯建设工程有限公司汝州项目专用章。河北中凯建设工程有限公司认为河北中凯建设工程有限公司汝州项目部印章系伪造或者私刻，但未提交证据证明，且印章管理问题属于河北中凯建设工程有限公司内部管理问题，在没有证据证明南通鼎业脚手架工程有限公司对印章问题明知或者存在恶意的情况下，南通鼎业脚手架工程有限公司有理由相信河北中凯建设工程有限公司汝州项目部的存在。关于张稳乔的行为是否能代表河北中凯建设工程有限公司的问题，（2018）豫0482民初461号民事判决书中认定河北中凯建设工程有限公司汝州项目部的负责人是张稳乔，河北中凯建设工程有限公司没有提供相反证据足以*翻推**该事实认定。综上，涉案合同及收条真实、有效，张稳乔的行为应视为职务行为，相关法律后果应由河北中凯建设工程有限公司承担。根据收条载明内容，现南通鼎业脚手架工程有限公司未在约定时间进场，河北中凯建设工程有限公司应当按照约定返还押金250000元，并赔偿相应的利息损失。
【法律分析】根据《建筑施工企业项目经理资质管理办法》第二条"本办法所称建筑施工企业项目经理（以下简称项目经理），是指受企业法定代表人委托对工程项目施工过程全面负责的项目管理者，是建筑施工企业法定代表人在工程项目上的代表人"、第八条"项目经理在承担工程项目施工的管理过程中，应当按照建筑施工企业与建设单位签订的工程承包合同，与本企业法定代表人签订项目承包合同，并在企业法定代表人授权范围内，行使以下管理权力"之规定，项目部实行项目部经理制度且项目经理应在施工企业的委托授权内行使职责。据此，如项目经理或项目负责人使用项目部印章对外签订合同，是职务行为，合同有效，应由施工企业承担民事责任。
情形二：项目部工作人员使用项目部印章对外签订合同的，被认定为构成表见代理而由施工企业承担民事责任。
【参考案例】中余建设集团有限公司（以下简称中余公司）与杨传海、沈雪峰买卖合同纠纷一案；最高人民法院，(2017)最高法民申1722号案。在沈雪锋以中余公司（作为甲方）的名义，杨传海以山东微山忆隆木业有限公司（作为乙方）的名义签订的协议书中，沈雪锋的行为构成表见代理应符合以下两个条件：一是在客观上具有使杨传海相信沈雪锋具有代理权的外观表象；二是杨传海有理由相信沈雪锋有代理权，即杨传海主观上已尽了谨慎注意义务，是善意的。本案中，沈雪锋带领工人在该工地施工要求杨传海将购买的模板、方木送到该工地；故从外观上，沈雪锋具有代表中余公司购买模板、方木的外观表象。杨传海与沈雪锋在涉案工地签订了《材料购销合同》，该合同落款处加盖了中余公司新华街棚户区改造工程项目部的印章，虽然该印章并非中余公司真实印章，但作为一般的商事交易主体，杨传海无法辨别印章的真伪，已尽到了普通人的注意义务；故从主观上，杨传海并无恶意或过失，已尽到谨慎注意义务。因此，从上述分析看，沈雪锋的行为符合合同法规定的表见代理的构成要件，构成表见代理，相应的法律后果应由中余公司承担。
【法律分析】根据《合同法》第四十九条 "行为人没有代理权、超越代理权或者代理权终止后以被代理人名义订立合同，相对人有理由相信行为人有代理权的，该代理行为有效。"之规定，如果项目部人员在没有授权的情况下使用印章对外签订合同，在明确加盖项目部印章的情形下，相对人有理由相信项目部人员是有代理权并有权使用项目部印章时，形成表见代理，该对外签订合同行为有效，由施工企业承担民事责任。
情形三：施工企业不认可项目部使用项目部印章对外签订合同时，但当事人有证据证明施工企业已经默认或履行了的，该合同被认定为对施工企业产生法律效力，相关民事责任由施工企业承担。
【参考案例】中国建筑第七工程局有限公司（以下简称中建七局）因与被上诉人徐州正诺金属材料有限公司（以下简称"正诺公司"）买卖合同纠纷一案；江苏省高级人民法院，（2016）苏民终1135号判决书。二审法院认定：黄启学以中建七局新闻中心项目部委托代理人的身份与正诺公司签订工业品买卖合同中虽加盖的项目部印章注有"非合同印章，仅限业务联系"的字样，但正诺公司的实际供货始于案涉合同签订之前，从钢材入库单的签收情况、一审证人证言及材料、设备进场使用报验单的记载可见，中建七局新闻中心项目部已收到正诺公司供应的钢材，且已将收取的钢材用于案涉工程。材料、设备进场使用报验单上不仅加盖有该枚项目部印章，且同时有中建七局派驻项目经理李永增的签字确认，李永增在二审中确认该签字系其指定他人所签、能代表其真实意思。上述均能反映中建七局新闻中心项目部已知晓其承建的工程使用正诺公司钢材，应视为系对黄启学合同签订行为的追认。
【法律分析】根据《合同法》第四十八条"行为人没有代理权、超越代理权或者代理权终止后以被代理人名义订立的合同，未经被代理人追认，对被代理人不发生效力，由行为人承担责任"，《最高人民法院关于适用<中华人民共和国合同法>若干问题的解释（二）》第十二条"无权代理人以被代理人的名义订立合同，被代理人已经开始履行合同义务的，视为对合同的追认"之规定，虽然建筑施工公司明确不认可项目部使用项目部印章对外签订的合同，但施工企业表示追认的或者已经开始履行合同义务的，仍对施工企业发生法律效力。
情形四：施工企业未出具授权委托书且事后不予追认项目部人员使用项目部印章对外签订合同的行为的，被认定为由行为人承担合同责任、施工企业不承担责任。
【参考案例】汪全举与红谷滩园林建设集团有限公司、康明雷民间借贷纠纷一案；最高人民法院，（2015)民申字第1063号裁定书。最高人民法院认定：案件中没有足够的证据证明汪全举出借的款项已然用于该项工程建设，显然不能认定为施工企业已经在履行合同权利义务；而且案涉《项目管理责任书》约定项目部印章由红谷滩公司管理并只能用于工作联系单、鉴证单及与业主（或监理）联系的函，而康明雷在超越授权范围内使用项目部印章对外签订协议实施借款行为且相对人汪全举对于案涉工程系康明雷承包、项目部印章使用范围应为明知，因此证据不足以证明施工企业进行追认或者形成表见代理，因此该行为应认定为个人行为，施工企业无需承担民事责任。
【法律分析】根据《合同法》第四十八条"行为人没有代理权、超越代理权或者代理权终止后以被代理人名义订立的合同，未经被代理人追认，对被代理人不发生效力，由行为人承担责任"之规定，在施工企业未出具授权委托书的情况下，项目部人员没有代理权使用项目部印章对外签订合同的，且施工企业事后也不予追认，则该合同应当只对行为人产生法律效力，对施工企业不发生法律效力。
以上是笔者根据所检索到案例所归纳的相关裁判观点，不排除会有所遗漏的可能，但相关案例应可显示了目前的主要裁判方向。
通过笔者检索的大量案例显示，在使用项目部印章对外签订合同的效力、该由谁承担责任的争议点上，以形成职务行为、表见代理或者建筑施工企业予以默认等等理由而认定合同对施工企业有效、施工企业需要承担责任的案例占了非常大的比重。大量施工企业因为项目部擅自使用项目部印章甚至私刻项目印章签署合同的问题遭受了巨大的损失。
三、关于项目部印章管理的几点建议
针对建筑公司项目部印章管理难、存在较大风险隐患等问题，笔者建议可从几方面加强管理以达到对风险的合理控制：
（一） 关于项目部印章的刻制：
1.项目部印章管理难的原因之一是印章刻制多，若施工项目与施工企业或其分公司在同一个城市或区域的，应尽量减少项目部印章的刻制；确实有必要刻制的，也尽量由公司保管和使用项目部印章。
2.在刻制项目部印章时，可对项目部印章的内容进行合理设置，例如设置"项目部资料专用章"、"仅用于工程资料、文件往来；不得用于签署经济合同"等表明项目部印章不得用于对外签订合同的表述，以合理控制利用项目部印章对外签订合同构成表见代理等风险。
3. 做好项目部印章刻制的内部登记和备案；条件允许的，可到公安部门办理备案。
（二）关于项目部印章的使用：
1.加强对项目部印章审批监督，建立完善的印章管理制度，安排专职人员保管项目部印章，登记用章情况并定期向公司汇报用章情况。
2.项目部印章应主要用于签署项目来往文件及相关工程施工资料，例如工程联系单等等，不能用于签订合同或其他经济文件。
3.确实需要使用项目部印章签订合同的，在使用项目部印章签署合同之前应得到公司主管人员（如分管副总、法务）的同意审批，在审批后方能办理合同盖章；在使用项目部印章签订合同的过程中，条件允许的应尽量安排两人以上前去签订合同并加盖项目部印章。
（三）关于项目管理
从施工管理的层面来看，项目部印章的管理及其风险并不是孤立存在的，公司应当结合项目的人员管理、财务管理等项目管理工作，加强对项目部印章的管理，以达到对项目部印章使用风险的合理控制。