服务程序

制定物资请购管理

新增物品的请购

更新替换旧物品的请购

补仓物品的请购

服务规范

步骤1

1）采购部经理结合酒店的实际情况制定酒店物资请购管理办法，并报酒店总经理审批

2）总经理审批同意后，酒店各部门按照管理办法进行物资的请购

步骤2

1）若部门想添置新物品，部门经理应撰写新增物品申请报告，经财务部审核后，报总经理审批

2）总经理审批同意后，部门经理填写采购申请表，表中要说明采购物品的名称、数量、需求日期、预算金额等，并连同申请报告送交采购部

3）采购部经理审核同意后，按采购申请表的上要求，制订新增物品采购计划，并报总经理审批

4）采购主管组织采购员按照新增物品采购计划进行采购

步骤3

1）若部门欲更新替换旧物品，部门经理应先填写一份物品报损报告，经财务部审核后，报酒店总经理审批

2）总经理审批同意后，填写采购申请表（包括物品的名称和规格、最近一次订货单价、最近一次订货数量、提供本次订货数量建议等内容），并连同物品破损报告送交采购部

3）采购部经理审核同意后，按采购申请表的上要求，制订更新替换旧物品的采购计划，并报总经理审批

4）总经理审批同意后，采购主管组织采购员按照采购计划进行采购

步骤4

1）补仓物品的请购，按照年度采购计划在权限范围内请购

2）单次采购金额达 元、计划外采购、超量采购、紧急采购等需报总经理审批

相关说明

服务程序

制订食品采购计划

选择供应商

实施采购

验收、结算

服务规范

步骤1

1）采购部经理根据酒店营业计划和餐饮部的采购申请编制食品年度、季节、日采购计划，经财务部经理审核后，报酒店总经理审批

2）总经理审批同意后，采购主管组织餐饮采购员实施食品年度、季度、日采购计划

步骤2

1）餐饮采购员应根据采购计划的要求，进行市场调研，选择3～5家供应商，向其询价

2）收到报价后，采购主管组织专家成立评价小组，比较供应商所提供食品的质量和价格，最终确定一个质量好、价格低的供应商

3）采购主管与供应商就采购事宜进行谈判后签订合同，并报采购部经理、财务部经理、总经理审批

①对于年度采购任务，采购主管需同供应商签订采购合同，注明品名、规格、等级、数量、价格、交货方式、交货批量、验收标准，付款方式等具体条款

②对于季度采购任务，指采购冰冻海、河等产品，因这些食品季节性强，只能进行批量采购。采购时，应同供应商签订合同，注明品名、规格等，以及数量、单价、金额、交货方式、交货地、交货期以及验收、付款等具体条款

③对于日采购计划，指采购蔬菜，鱼类、肉类等鲜活产品。采购主管同供应商签订采购合同，注明品名、规格、等级、数量、价格、每天的交货时间、验收标准、付款方式等具体条款

（4）对大批量或高档食品及原料采购时，采购部经理应参与采购工作，并对其质量、价格加以控制

步骤3

1）采购员根据电脑上采购申请表的品种、数量，在电脑订货单上输入价格，然后通知供应商按指定日期送货

2）对于特定的进口食品、数量或金额大的订货计划，根据使用部门的要求，上报总经理批准后才可订货

服务程序

制订食品采购计划

选择供应商

实施采购

验收、结算

服务规范

步骤3

3）各部门的急需购买申请，使用部门须先文字通知采购员，后将需订货的品种、数量输入电脑，采购员以电脑采购申请表为准，按定价输入电脑，并马上落实购买

4）在采购过程中，为使自己处于主动地位，采购部应尽可能在事先取得经餐饮部认可的食品样品后，支付供应商最少量订金。待符合样品原料全部到货后，再支付一定比例的货款，并有一定数额的尾款，以防原料中有不符合样品的原料夹带

步骤4

1）食品采购后，直接进厨房的由收货员配合厨师长或其指定人员进行验收；入库的由收货员和仓管员一起验收

2）验收合格后，采购员将采购申请表、订单和验收单等交给财务部，由财务部与供应商结算

3）若在验收时，发现食品同采购计划中的品名、规格、数量、价格、质量有问题，采购员应与供应商联系，及时办理退货、换货手续

相关说明

服务程序

制订物品采购计划

选择供应商

实施采购

验收入货

服务规范

步骤1

1）采购部经理根据酒店营业计划和相关部门的采购申请制订物料年度、月度和临时采购计划，报财务部经理、酒店总经理审批

2）财务部经理、总经理审批同意后，采购主管组织物品采购员开始物品年度、月度和临时采购计划

步骤2

1）物品采购员应根据采购计划的要求，进行市场调研，选择3～5家供应商，向其询价

2）收到报价后，采购主管组织专家成立评价小组，比较供应商所提供食品的质量和价格，最终确定一个质量好、价格低的供应商

3）采购主管与供应商进行谈判后签订合同，报采购部经理、财务总监、总经理审批

4）如采购物品属新品种，则需会同使用部门与供应商联系洽谈，取回样品（样本）进行试用，试用合格后，转入第3）个步骤

5）采购部经理应参与大批量或高档物品采购及新品种采购，并对其质量、价格加以控制

步骤3

1）合同审批通过后，物品采购员向供应商发出订货单

①需购物品是酒店已确认或补充库存的，应按原定规格、型号、颜色、价格等要求办理，并从原定供应商处按质、按量、按时购进

②计划外和临时少量急需品，需经总经理或总经理授权的有关部门经理批准后，采购员才可进行采购，以确保使用部门需要

2）物品采购员要定期关注、跟踪订单的进程，根据需要催促供应商在交货期内交货

步骤4

1）物品采购后，收货员按照订单对物品的数量、质量等进行验收

2）验收合格后，直拨到使用部门的物品，收货员按照酒店有关规定办理领用手续；入库的物品，由仓管员办理物品入库手续。采购员根据合同约定为供应商办理结账手续

3）若发现物品同采购计划中的品名、规格、数量、价格、质量有问题，应及时通知采购员，由采购员与供应商联系，办理退货、换货手续

相关说明

服务程序

填写采购申请表

采购鲜活货品

验收、结账

服务规范

步骤1

1）厨师长根据所需鲜活货品填写每日鲜活货品采购单，填写时注意以下内容

①所需货物量是否与第二天需求量相符

②仔细检查是带有重复项目

③次日是否有临时团队或宴会

2）厨师长将采购单交行政总厨批准，行政总厨审核时注意以下内容

①货品量是否与第二天所需量相符

②检查是否有重复项目

③次日是否有临时团队，如有将所需货品及需求量加上

步骤2

1）行政总厨批准后，厨师长将每日鲜活货品采购单交给采购部

2）采购员根据食品日采购计划和鲜活货品采购申请表到指定供应商处采购货品或者供应商按照采购合同每天到酒店取鲜活货品采购申请表，于第二日（或规定时间内）按质、按时、按量送货

步骤3

1）收到鲜活货品后，收货员配合厨师长或厨师长指定人员对其数量和质量进行验收

2）验收合格后，鲜活货品要直接入厨房，厨师长或厨师长指定人员应办理领用手续；采购员将采购申请表、验收单等交财务部，财务部与供应商结算

相关说明

服务程序

制定报账（结算）服务规范

报账（结算）工作

修订、存档

服务规范

步骤1

1）采购部经理结合酒店实际情况制定酒店采购报账（结算）服务规范，并报财务部经理、酒店总经理审批

2）财务部经理、酒店总经理审批同意后，采购部执行酒店采购报账（结算）服务规范

步骤2

1）直拨物资、进仓物资的结算：物资进货后，供应商或采购员直接向收货人员索取验收单的客户联，并连同正式发票一起送到财务部进行结算

2）食品代销品种的结算

①代销部门在销售后开具电脑采购申请表交采购部

②收货人员根据采购申请表打印收货计划单交使用部门签名确认

③供应商或采购员凭收货组打印的收货计划单客户联，与正式发票一起送到财务部结算

3）食品库海鲜单的结算

①各厨房直接到食品库领料，并签手工领料单

②每天下班前，各厨房将当日海鲜领料单分品种汇总后，送行政总厨办公室

③由总厨办公室根据数量在电脑上出各厨房的采购申请单

④采购员在电脑上对各品种输入单价

⑤收货人员在电脑上打印出各厨房上一日所领各品种的名称，并与原始手工单复核后，交各厨房厨师长签名

⑥各厨房厨师长签名后的收货记录单，使用部门自留一联，其余二联交回收货组

⑦收货人员根据收货单上的数量、部门，输入电脑确认，并打印电脑确认单

⑧供应商或采购员凭收货人员打印的收货单客户联，连同正式发票到财务部进行结算

步骤3

1）在服务规范执行过程中，采购部、财务部、供应商等有关人员对该规范的可行性提出意见和建议

2）采购部经理根据反馈的意见修订酒店采购报账（结算）服务规范，报酒店总经理审批后交采购部办公室存档

相关说明

服务程序

填写采购申请表

进行采购

验收、结账

服务规范

步骤1

1）工程部填写采购申请表，且采购申请表内必须注明货品名称和规格、平均每月消耗量、库存数量、最近一次订货单价、最近一次订货数量、提供本次订货数量建议，经工程部经理审批后交采购部经理

2）大型改造工程或大型维修活动，工程部须做工程预算，并根据工程预算填写采购申请表（采购申请表中的内容同（1）中的内容），经财务部审核，总经理审批后交给采购部经理

步骤2

1）采购部经理核查采购申请表上的信息后，根据采购申请表上的内容制订维修零件/物料采购计划，报总经理审批

2）审批通过后，采购主管组织采购员按照采购计划进行采购

3）采购时，采购员应选择至少3个供应商进行询价、比价，最终选定供应商，并报采购主管、采购部经理审批

4）采购主管与供应商就采购事宜谈妥后，双方签订采购合同（采购合同要报采购部经理、总经理审批）

5）采购员向供应商发出订单，供应商根据订单及时发货

步骤3

1）物品到货后，收货员和仓管员对维修零件/物料进行验收。验收合格后，仓管员办理物品入库手续

2）采购员根据合同中的约定为供应商办理结账手续

相关说明

服务程序

填写印刷品采购申请表

进行印刷

收货、付款

服务规范

步骤1

1）使用部门根据营业需要，填写采购申请表并请公关营销部公关处制作印刷品的样板，送仓储主管审批

2）仓储主管签字后交财务部经理、总经理审批

步骤2

1）财务部经理、总经理审批同意后，采购主管根据印刷样本和采购申请表安排采购员联系印刷厂家

2）采购员联系至少3家印刷厂家，向其询价，并请其制作样稿

3）采购员将样稿交给使用部门核对，再对其价格进行比较，最终确定印刷厂家（将该厂家的样稿留一份给收货组作收货样板）

4）采购主管与印刷厂家进行谈判后签订印刷合同，并报采购部经理审批

5）采购部经理审批同意后，采购员向印刷厂发出订单，印刷厂根据订单印制宣传品

步骤3

1）印刷品到货后，收货员根据订单和样板对印刷品进行验收，并将印刷品交使用部门核定，确认无差错后方可收货

2）验收合格后，采购员将采购申请表、订单和验收单等交给财务部，财务部与供应商进行结算

相关说明