文件控制程序
1.目的
为对质量管理体系文件实施有效控制，确保在使用场所可获得适用文件的有关版本，制定本程序。
2.适用范围
适用于本公司及各部门对质量管理体系文件（包括适用的外来文件）进行有效管理和控制。
3.术语和定义
3.1外来文件
与产品要求和质量管理体系运行有关的国家、地方和行业法律、法规、标准等；上级主管部门颁发的管理办法、规定等；顾客提供的图样或技术文件等。
3.2本程序其他术语均引自：（GB/T19001—2008）《质量管理体系要求》和（GB/T19000—2008）《质量管理体系基础和术语》
4.职责
4.1公司总经理负责审批质量管理手册，管理者代表负责审批程序文件
4.2公司质量管理部负责质量管理手册和程序文件的编制、发放、修订、换版和控制
4.3各部门负责其业务范围内的文件的编制、发放、更改控制和管理，负责适用的外来文件的识别和分发的控制，其主管领导负责文件的审批。
4.4各部门的兼职档案员负责本部门文件的收发、整理、控制和归档工作
4.5档案室负责公司级文件的归档。
5.控制要求
5.1控制范围
（1）质量手册。
（2）程序文件。
（3）作业文件（作业指导书、工艺卡片、设备操作规程、检验规程、各种与体系有关的管理制度）。
（4）技术文件（工程图样、产品技术条件、工艺文件、计算机软件、检验试验的标样等标准物质）。
（5）与质量管理体系有关的外来文件。
（6）质量管理记录
5.2文件的编制和审批
（1）《质量手册》由质管部编写，管理者代表审核，总经理批准。
（2）《程序文件》由质管部编写或组织相关部门编写，部门领导审核，管理者代表批准。
（3）作业文件由相关部门编写并由编制部门的领导审批。
（4）文件发布前，各审核人、审批人要对文件进行认真的审核、把关，确保文件内容的适用性、充分性和可操作性。
5.3文件的编号和标识
5.3.1文件的编号
（1）质量手册。
标准号——公司代号——手册代号——年份——版次
（2）程序文件。
标准号——公司代号——程序 文件代号——文件序号——版次
（3）作业指导书。
标准号——公司代号——部门代号——作业指导书代号——文件序号
（4）记录表单。
标准号——公司代号——记录代号——标准条款号——记录表单序号
（5）技术文件按图号进行标识。
（6）文件的版本号以英文字母A、B、C……顺序编号。
（7）国家标准、规程、条例等外来文件采用原编号或标志。
5.3.2文件的标识
（1）文件分“受控”和“非受控”两种。“受控”文件应在文件封面或刊头加盖“受控”红色印章，并注明分发号；“不受控”文件只进行编号。
（2）公司内部门、岗位均应发放“受控”文件。
（3）发放给公司外的文件，属“非受控”文件。
5.4文件的发放
对质量管理体系有效运行起重要作用的工作场所，都应使用适用文件的有效版本，及时撤回作废文件。
（1）手册及程序文件由质量管理部制定《文件和资料发放清单》，明确发放范围，交管理者代表批准后，由质量管理部依清单复印相应份数，加盖：“受控”红色印章进行统一发放，发放时填写《文件发放、回收登记表》。
（2）其他文件由该文件的承办者与授权批准人决定其发放范围。发放时填写《文件发放、回收登记表》。
（3）外来文件，由相关部门的领导识别、确定其适用性及发放范围，发放时填写《文件发放、回收登记表》。
（4）各部门编制本部门的《受控文件清单》，清单中表明文件的名称、版本号或生效时间、编号、分发号、份数、持有人或单位等信息。
5.5文件的评审、更新与更改
（1）在工作中发现文件不适用或不充分时，由发现部门向质量管理部提出书面申请，由管理者代表参加、质量管理部组织相关部门进行评审，识别出文件更改、更新的需求并予以实施。
（2）管理者代表每年年底或在管理评审会上，组织相关部门对文件的适用性、充分性、可操作性进行评审，识别文件更改、更新的需求并予以实施，使文件保持适用性和有效性。
（3）文件更新与更改的方式有：划改、换页、重新编制、换版等四种。
（4）文件内容更改，由该文件的原编制部门负责实施。文件内容经多次或大幅度更改后，应重新编制或换版，修改内容不多时，可采用换页和划改方式，下发《文件更改通知单》，由各单位兼职档案员实施更改。
（5）文件更改的审批由原审批部门或人员进行，禁止未经授权和批准的任意更改。
（6）文件更改时，与该更改文件相关的其他文件的相关内容应同时修改，以保证相关文件的有效性和文件之间的一致性。
5.6文件的回收、销毁与留存
（1）文件作废或换版时，由原文件的发放部门集中收回，或通知各单位的兼职档案员按发放数量回收，并在《文件发放、回收登记表》上注明回收的日期。
（2）兼职档案员负责对调离本单位人员所持有的文件予以回收。
（3）各单位对已回收的作废文件必须及时销毁，并将其从《受控文件清单》中删除，防止作废文件的非预期使用。
（4）因某种原因需保留作废文件时，应在文件上注明“作废保存”字样。
5.7文件的借阅
内部人员借阅文件时，需填写《文件借阅登记表》后方可借阅；外部人员或单位借阅文件需经该文件的审批领导批准，办理借阅手续后方可借出。
5.8文件的存档
各部门发放文件时应向档案室提供一份存档；各部门搞好本部门的文件归档。
6.相关文件
（1）技术文件编码规范。
（2）图样编码规范。
7.相关记录
（1）文件发放、回收登记表。
（2）文件借阅登记表。
（3）受控文件清单。
（4）文件更改通知单。
（5）文件和资料发放清单。
（6）文件销毁/留用申请单。